Việc làm mua bán xin chào các bạn đang tìm kiếm việc làm cũng như các anh chị nhà tuyển dụng Để giúp bạn hiểu rõ và có thể áp dụng được, tôi sẽ chia nhỏ hướng dẫn chi tiết về các công việc hành chính nhân sự thành các phần chính, bao gồm:
I. TỔNG QUAN VỀ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ
1. Định nghĩa:
Hành chính nhân sự (HCNS)
là một bộ phận trong doanh nghiệp, chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động liên quan đến con người (nhân sự) và các vấn đề hành chính, văn phòng nhằm đảm bảo hoạt động trơn tru và hiệu quả của tổ chức.
2. Vai trò của HCNS:
Tuyển dụng và đào tạo:
Tìm kiếm, thu hút và phát triển nhân tài.
Quản lý nhân sự:
Theo dõi, đánh giá hiệu suất và đảm bảo quyền lợi của nhân viên.
Hành chính văn phòng:
Đảm bảo cơ sở vật chất, văn phòng phẩm và các hoạt động hành chính khác phục vụ công việc.
Xây dựng văn hóa doanh nghiệp:
Tạo môi trường làm việc tích cực, gắn kết.
Tuân thủ pháp luật:
Đảm bảo các hoạt động nhân sự tuân thủ luật lao động và các quy định pháp luật liên quan.
II. CÁC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ CỤ THỂ
A. TUYỂN DỤNG
1. Xác định nhu cầu tuyển dụng:
Phối hợp với các phòng ban để xác định vị trí cần tuyển, số lượng, yêu cầu về kỹ năng và kinh nghiệm.
Lập bản mô tả công việc (JD – Job Description) chi tiết.
2. Tìm kiếm ứng viên:
Đăng tin tuyển dụng trên các kênh phù hợp: website công ty, mạng xã hội, các trang tuyển dụng (VietnamWorks, TopCV, LinkedIn…).
Sử dụng các phương pháp tìm kiếm ứng viên chủ động (headhunting) nếu cần.
Sàng lọc hồ sơ ứng viên: Loại bỏ các hồ sơ không phù hợp với yêu cầu.
3. Phỏng vấn:
Lên lịch phỏng vấn: Thông báo cho ứng viên về thời gian, địa điểm và hình thức phỏng vấn.
Chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn: Đảm bảo bao gồm các câu hỏi về kỹ năng chuyên môn, kinh nghiệm làm việc, tính cách và sự phù hợp với văn hóa công ty.
Thực hiện phỏng vấn: Đánh giá ứng viên một cách khách quan và chuyên nghiệp.
Thông báo kết quả phỏng vấn: Gửi thông báo cho ứng viên, dù là trúng tuyển hay không.
4. Onboarding (Hội nhập nhân viên mới):
Chuẩn bị tài liệu, trang thiết bị cần thiết cho nhân viên mới.
Giới thiệu về công ty, văn hóa, quy trình làm việc.
Hướng dẫn công việc và hỗ trợ nhân viên mới làm quen với môi trường.
B. QUẢN LÝ NHÂN SỰ
1. Quản lý hồ sơ nhân viên:
Thu thập và lưu trữ đầy đủ các thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, quá trình công tác, đánh giá hiệu suất…
Đảm bảo tính bảo mật của thông tin.
2. Chấm công và tính lương:
Theo dõi thời gian làm việc của nhân viên.
Tính lương, thưởng, phụ cấp và các khoản khấu trừ theo quy định.
Giải quyết các vấn đề liên quan đến lương, thưởng.
3. Đánh giá hiệu suất làm việc:
Xây dựng hệ thống đánh giá hiệu suất phù hợp với từng vị trí.
Thực hiện đánh giá định kỳ (tháng, quý, năm).
Đưa ra phản hồi và kế hoạch phát triển cho nhân viên.
4. Quản lý đào tạo và phát triển:
Xác định nhu cầu đào tạo của nhân viên.
Lập kế hoạch đào tạo và tổ chức các khóa đào tạo phù hợp.
Đánh giá hiệu quả của các chương trình đào tạo.
5. Giải quyết các vấn đề nhân sự:
Xử lý các khiếu nại, tranh chấp lao động.
Tư vấn cho nhân viên về các vấn đề liên quan đến công việc và quyền lợi.
Thực hiện các thủ tục kỷ luật (nếu cần).
6. Thực hiện các chế độ phúc lợi:
Đảm bảo các chế độ bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN) cho nhân viên.
Tổ chức các hoạt động team building, nghỉ mát, khám sức khỏe định kỳ…
Xây dựng các chính sách phúc lợi khác để thu hút và giữ chân nhân tài.
7. Thực hiện các thủ tục liên quan đến hợp đồng lao động:
Soạn thảo, ký kết hợp đồng lao động.
Gia hạn, sửa đổi, chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định.
C. HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
1. Quản lý văn phòng phẩm:
Lập kế hoạch mua sắm văn phòng phẩm.
Theo dõi và cấp phát văn phòng phẩm.
Kiểm kê và thanh lý văn phòng phẩm.
2. Quản lý cơ sở vật chất:
Đảm bảo vệ sinh, an ninh trật tự trong văn phòng.
Bảo trì, sửa chữa các thiết bị văn phòng.
Quản lý việc sử dụng điện, nước, internet…
3. Quản lý công văn, giấy tờ:
Tiếp nhận, phân loại, xử lý và lưu trữ công văn, giấy tờ.
Soạn thảo các văn bản hành chính (thông báo, quyết định, công văn…).
4. Tổ chức các sự kiện:
Lên kế hoạch và tổ chức các sự kiện của công ty (hội nghị, hội thảo, tiệc…).
5. Thực hiện các công việc hành chính khác:
Đặt vé máy bay, khách sạn cho nhân viên đi công tác.
Tiếp đón khách hàng, đối tác.
Thực hiện các công việc theo yêu cầu của cấp trên.
III. KỸ NĂNG CẦN THIẾT CHO NHÂN VIÊN HCNS
Kỹ năng giao tiếp:
Khả năng giao tiếp hiệu quả với nhân viên, ứng viên, và các bên liên quan.
Kỹ năng tổ chức:
Sắp xếp công việc khoa học, quản lý thời gian hiệu quả.
Kỹ năng giải quyết vấn đề:
Nhanh chóng xác định và giải quyết các vấn đề phát sinh.
Kỹ năng làm việc nhóm:
Phối hợp tốt với các thành viên trong bộ phận và các phòng ban khác.
Kỹ năng tin học văn phòng:
Sử dụng thành thạo các phần mềm Word, Excel, PowerPoint.
Am hiểu luật lao động:
Nắm vững các quy định của pháp luật về lao động, bảo hiểm…
Khả năng chịu áp lực:
Hoàn thành công việc đúng thời hạn, ngay cả khi gặp áp lực cao.
Tính cẩn thận, tỉ mỉ:
Đảm bảo tính chính xác trong công việc.
Tính bảo mật:
Giữ bí mật các thông tin của công ty và nhân viên.
Ngoại ngữ:
(Tùy thuộc vào yêu cầu của công ty)
IV. CÁC LƯU Ý QUAN TRỌNG
Tuân thủ pháp luật:
Luôn cập nhật và tuân thủ các quy định của pháp luật về lao động, bảo hiểm, thuế…
Xây dựng quy trình làm việc rõ ràng:
Đảm bảo mọi công việc được thực hiện theo quy trình thống nhất, hiệu quả.
Sử dụng công nghệ:
Ứng dụng các phần mềm quản lý nhân sự (HRM) để tự động hóa các quy trình, giảm thiểu sai sót.
Liên tục học hỏi và phát triển:
Tham gia các khóa đào tạo, hội thảo để nâng cao kiến thức và kỹ năng.
Xây dựng mối quan hệ tốt với nhân viên:
Tạo môi trường làm việc thân thiện, cởi mở để nhân viên cảm thấy được tôn trọng và gắn bó.
V. VÍ DỤ CỤ THỂ VỀ MỘT SỐ CÔNG VIỆC
1. Ví dụ về quy trình tuyển dụng:
Bước 1:
Trưởng phòng Marketing đề xuất tuyển dụng nhân viên Content Marketing.
Bước 2:
Bộ phận HCNS phối hợp với trưởng phòng Marketing để xây dựng bản mô tả công việc (JD).
Bước 3:
Đăng tin tuyển dụng trên VietnamWorks và LinkedIn.
Bước 4:
Sàng lọc hồ sơ ứng viên.
Bước 5:
Tổ chức phỏng vấn vòng 1 (qua điện thoại hoặc trực tuyến) để đánh giá sơ bộ.
Bước 6:
Mời các ứng viên tiềm năng đến phỏng vấn trực tiếp với bộ phận HCNS và trưởng phòng Marketing.
Bước 7:
Kiểm tra tham chiếu (reference check) của ứng viên tiềm năng nhất.
Bước 8:
Đề nghị tuyển dụng và gửi thư mời làm việc cho ứng viên.
Bước 9:
Onboarding nhân viên mới.
2. Ví dụ về quản lý ngày phép:
Bước 1:
Nhân viên nộp đơn xin nghỉ phép (qua email hoặc phần mềm quản lý).
Bước 2:
Quản lý trực tiếp phê duyệt đơn xin nghỉ phép.
Bước 3:
Bộ phận HCNS cập nhật thông tin nghỉ phép vào hệ thống.
Bước 4:
Bộ phận HCNS theo dõi số ngày phép còn lại của nhân viên.
VI. CÁC NGUỒN THAM KHẢO THÊM
Các trang web về nhân sự:
VietnamWorks, HR Insider, Talentnet…
Các diễn đàn, cộng đồng nhân sự:
HR Link, Cộng đồng HR Việt Nam…
Sách, báo về quản trị nhân sự:
“Quản trị nhân sự” của Gary Dessler, “7 thói quen của người thành đạt” của Stephen Covey…
Các khóa đào tạo về hành chính nhân sự:
Các khóa học ngắn hạn, dài hạn tại các trung tâm đào tạo uy tín.
Hy vọng hướng dẫn chi tiết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc hành chính nhân sự. Chúc bạn thành công! Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác, đừng ngần ngại hỏi nhé!