Việc làm mua bán xin chào các bạn đang tìm kiếm việc làm cũng như các anh chị nhà tuyển dụng Quản lý bán hàng bằng Excel là một giải pháp đơn giản, hiệu quả và tiết kiệm chi phí cho các doanh nghiệp nhỏ. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước để bạn có thể xây dựng một file Excel quản lý bán hàng hoàn chỉnh:
I. Xác định Mục Tiêu và Phạm Vi:
Trước khi bắt tay vào làm, hãy trả lời những câu hỏi sau để xác định rõ mục tiêu và phạm vi của file Excel:
Bạn muốn quản lý những gì?
(Ví dụ: Sản phẩm, khách hàng, đơn hàng, doanh thu, công nợ…)
Bạn cần những báo cáo nào?
(Ví dụ: Báo cáo doanh thu theo sản phẩm, báo cáo doanh thu theo khách hàng, báo cáo công nợ…)
Mức độ chi tiết cần thiết?
(Ví dụ: Quản lý số lượng tồn kho chi tiết theo từng lô hàng, quản lý thông tin khách hàng chi tiết…)
Ai sẽ sử dụng file Excel này?
(Để thiết kế giao diện và chức năng phù hợp)
II. Thiết Kế Cấu Trúc File Excel:
Dựa trên mục tiêu và phạm vi đã xác định, bạn sẽ cần tạo các sheet (trang tính) khác nhau trong file Excel để lưu trữ và quản lý dữ liệu. Dưới đây là gợi ý về các sheet cần thiết và nội dung của chúng:
1. Sheet “Danh Mục Sản Phẩm” (Product Catalog):
Mục đích:
Lưu trữ thông tin chi tiết về các sản phẩm bạn bán.
Cột dữ liệu:
`Mã Sản Phẩm (Product Code)`: Mã duy nhất để nhận diện sản phẩm (ví dụ: SP001, SP002…)
`Tên Sản Phẩm (Product Name)`: Tên đầy đủ của sản phẩm
`Đơn Vị Tính (Unit)`: Ví dụ: Cái, Chiếc, Kg, Lít…
`Giá Bán (Selling Price)`: Giá bán niêm yết của sản phẩm
`Giá Nhập (Purchase Price)`: Giá nhập sản phẩm (nếu cần theo dõi lãi/lỗ)
`Nhóm Sản Phẩm (Product Category)`: Phân loại sản phẩm (ví dụ: Điện thoại, Laptop, Phụ kiện…)
`Mô Tả (Description)`: Mô tả chi tiết về sản phẩm (tùy chọn)
`Hình Ảnh (Image)`: Chèn hình ảnh sản phẩm (tùy chọn)
2. Sheet “Danh Sách Khách Hàng” (Customer List):
Mục đích:
Lưu trữ thông tin về khách hàng của bạn.
Cột dữ liệu:
`Mã Khách Hàng (Customer Code)`: Mã duy nhất để nhận diện khách hàng (ví dụ: KH001, KH002…)
`Tên Khách Hàng (Customer Name)`: Tên đầy đủ của khách hàng
`Số Điện Thoại (Phone Number)`: Số điện thoại liên hệ
`Địa Chỉ (Address)`: Địa chỉ của khách hàng
`Email (Email)`: Địa chỉ email (tùy chọn)
`Nhóm Khách Hàng (Customer Group)`: Phân loại khách hàng (ví dụ: Khách lẻ, Khách sỉ, Khách VIP…)
`Ghi Chú (Notes)`: Ghi chú về khách hàng (tùy chọn)
3. Sheet “Đơn Hàng” (Sales Orders):
Mục đích:
Ghi nhận thông tin về các đơn hàng bán ra.
Cột dữ liệu:
`Số Đơn Hàng (Order Number)`: Mã số duy nhất cho mỗi đơn hàng (ví dụ: DH001, DH002…)
`Ngày Đặt Hàng (Order Date)`: Ngày khách hàng đặt hàng
`Mã Khách Hàng (Customer Code)`: Lấy từ sheet “Danh Sách Khách Hàng” (sử dụng Data Validation để chọn từ danh sách)
`Tên Khách Hàng (Customer Name)`: Tự động hiển thị dựa trên `Mã Khách Hàng` (sử dụng hàm VLOOKUP)
`Mã Sản Phẩm (Product Code)`: Lấy từ sheet “Danh Mục Sản Phẩm” (sử dụng Data Validation để chọn từ danh sách)
`Tên Sản Phẩm (Product Name)`: Tự động hiển thị dựa trên `Mã Sản Phẩm` (sử dụng hàm VLOOKUP)
`Đơn Giá (Unit Price)`: Tự động hiển thị dựa trên `Mã Sản Phẩm` (sử dụng hàm VLOOKUP)
`Số Lượng (Quantity)`: Số lượng sản phẩm bán ra
`Thành Tiền (Amount)`: `Số Lượng` `Đơn Giá` (sử dụng công thức)
`Giảm Giá (Discount)`: Số tiền giảm giá (nếu có)
`Tổng Tiền (Total Amount)`: `Thành Tiền` – `Giảm Giá` (sử dụng công thức)
`Đã Thanh Toán (Paid)`: Số tiền khách hàng đã thanh toán
`Còn Lại (Balance)`: `Tổng Tiền` – `Đã Thanh Toán` (sử dụng công thức)
`Hình Thức Thanh Toán (Payment Method)`: Ví dụ: Tiền mặt, Chuyển khoản…
`Trạng Thái (Status)`: Ví dụ: Đã giao hàng, Đang giao hàng, Đã hủy…
`Ghi Chú (Notes)`: Ghi chú về đơn hàng (tùy chọn)
4. Sheet “Nhập Kho” (Inventory In):
Mục đích:
Ghi nhận thông tin về các lần nhập hàng vào kho.
Cột dữ liệu:
`Số Phiếu Nhập (Receipt Number)`: Mã số duy nhất cho mỗi phiếu nhập
`Ngày Nhập (Import Date)`: Ngày nhập hàng
`Mã Sản Phẩm (Product Code)`: Lấy từ sheet “Danh Mục Sản Phẩm” (sử dụng Data Validation)
`Tên Sản Phẩm (Product Name)`: Tự động hiển thị dựa trên `Mã Sản Phẩm` (sử dụng hàm VLOOKUP)
`Số Lượng Nhập (Quantity In)`: Số lượng sản phẩm nhập kho
`Đơn Giá Nhập (Import Price)`: Giá nhập của sản phẩm
`Tổng Tiền Nhập (Total Import Price)`: `Số Lượng Nhập` `Đơn Giá Nhập`
`Nhà Cung Cấp (Supplier)`: Tên nhà cung cấp
`Ghi Chú (Notes)`: Ghi chú về phiếu nhập
5. Sheet “Xuất Kho” (Inventory Out):
Mục đích:
Ghi nhận thông tin về các lần xuất hàng ra khỏi kho (ngoài bán hàng). Ví dụ: Hàng bị lỗi, hàng tặng…
Cột dữ liệu:
Tương tự như sheet “Nhập Kho”, nhưng thay vì “Số Lượng Nhập” sẽ là “Số Lượng Xuất”.
6. Sheet “Báo Cáo Tồn Kho” (Inventory Report):
Mục đích:
Theo dõi số lượng tồn kho của từng sản phẩm.
Cách thực hiện:
Sử dụng công thức để tính toán số lượng tồn kho dựa trên dữ liệu từ các sheet “Nhập Kho”, “Xuất Kho” và “Đơn Hàng”. Ví dụ:
`Tồn Đầu Kỳ (Beginning Inventory)`: Số lượng tồn kho đầu kỳ (nhập thủ công hoặc lấy từ kỳ trước)
`Nhập Trong Kỳ (Inventory In)`: Tổng số lượng nhập từ sheet “Nhập Kho” (sử dụng hàm SUMIF)
`Xuất Trong Kỳ (Inventory Out)`: Tổng số lượng xuất từ sheet “Xuất Kho” và “Đơn Hàng” (sử dụng hàm SUMIF)
`Tồn Cuối Kỳ (Ending Inventory)`: `Tồn Đầu Kỳ` + `Nhập Trong Kỳ` – `Xuất Trong Kỳ`
7. Sheet “Báo Cáo Doanh Thu” (Sales Report):
Mục đích:
Tổng hợp và phân tích doanh thu bán hàng.
Cách thực hiện:
Sử dụng công thức và Pivot Table để tạo báo cáo doanh thu theo các tiêu chí khác nhau (ví dụ: theo sản phẩm, theo khách hàng, theo thời gian…).
III. Nhập Dữ Liệu và Thiết Lập Công Thức:
1. Nhập dữ liệu gốc:
Nhập dữ liệu vào các sheet “Danh Mục Sản Phẩm” và “Danh Sách Khách Hàng”. Hãy đảm bảo dữ liệu được nhập chính xác và đầy đủ.
2. Thiết lập Data Validation:
Trong sheet “Đơn Hàng”, tại cột `Mã Sản Phẩm` và `Mã Khách Hàng`, sử dụng chức năng
Data Validation
(Data > Data Validation) để tạo danh sách chọn từ sheet “Danh Mục Sản Phẩm” và “Danh Sách Khách Hàng”. Điều này giúp bạn nhập liệu nhanh chóng và tránh sai sót.
3. Thiết lập công thức:
Trong sheet “Đơn Hàng”, sử dụng hàm
VLOOKUP
để tự động điền thông tin `Tên Sản Phẩm` và `Đơn Giá` dựa trên `Mã Sản Phẩm`. Ví dụ:
`=VLOOKUP(E2,Danh Mục Sản Phẩm!A:D,2,FALSE)` (với E2 là ô chứa `Mã Sản Phẩm`, Danh Mục Sản Phẩm!A:D là vùng dữ liệu chứa danh mục sản phẩm, 2 là cột chứa `Tên Sản Phẩm`, FALSE để tìm giá trị chính xác)
`=VLOOKUP(E2,Danh Mục Sản Phẩm!A:D,4,FALSE)` (tương tự, nhưng 4 là cột chứa `Đơn Giá`)
Tính `Thành Tiền` bằng công thức: `=F2*H2` (với F2 là ô chứa `Số Lượng`, H2 là ô chứa `Đơn Giá`)
Tính `Tổng Tiền` bằng công thức: `=I2-J2` (với I2 là ô chứa `Thành Tiền`, J2 là ô chứa `Giảm Giá`)
Tính `Còn Lại` bằng công thức: `=K2-L2` (với K2 là ô chứa `Tổng Tiền`, L2 là ô chứa `Đã Thanh Toán`)
Tương tự, thiết lập các công thức cần thiết trong các sheet khác (ví dụ: sheet “Báo Cáo Tồn Kho”).
4. Sử dụng hàm SUMIF:
Trong sheet “Báo Cáo Tồn Kho”, sử dụng hàm
SUMIF
để tính tổng số lượng nhập và xuất của từng sản phẩm. Ví dụ:
`=SUMIF(Nhập Kho!C:C,A2,Nhập Kho!E:E)` (với Nhập Kho!C:C là cột chứa `Mã Sản Phẩm` trong sheet “Nhập Kho”, A2 là ô chứa `Mã Sản Phẩm` trong sheet “Báo Cáo Tồn Kho”, Nhập Kho!E:E là cột chứa `Số Lượng Nhập` trong sheet “Nhập Kho”)
Tương tự, sử dụng SUMIF để tính tổng số lượng xuất từ sheet “Xuất Kho” và “Đơn Hàng”.
IV. Tạo Báo Cáo và Phân Tích Dữ Liệu:
1. Sử dụng Pivot Table:
Pivot Table
là công cụ mạnh mẽ trong Excel giúp bạn tổng hợp và phân tích dữ liệu một cách linh hoạt.
Chọn vùng dữ liệu bạn muốn phân tích (ví dụ: vùng dữ liệu trong sheet “Đơn Hàng”).
Vào Insert > PivotTable.
Kéo các trường (cột) vào các vùng Rows, Columns, Values để tạo báo cáo theo ý muốn. Ví dụ:
Kéo `Tên Sản Phẩm` vào vùng Rows, `Tổng Tiền` vào vùng Values để xem doanh thu theo từng sản phẩm.
Kéo `Ngày Đặt Hàng` vào vùng Rows, `Tổng Tiền` vào vùng Values để xem doanh thu theo thời gian. (Bạn có thể nhóm ngày theo tháng, quý, năm…)
Kéo `Tên Khách Hàng` vào vùng Rows, `Tổng Tiền` vào vùng Values để xem doanh thu theo từng khách hàng.
2. Sử dụng biểu đồ:
Tạo biểu đồ để trực quan hóa dữ liệu báo cáo.
Chọn dữ liệu bạn muốn vẽ biểu đồ.
Vào Insert > Charts.
Chọn loại biểu đồ phù hợp (ví dụ: biểu đồ cột, biểu đồ đường, biểu đồ tròn…).
V. Tối Ưu và Bảo Vệ File Excel:
1. Định dạng:
Định dạng các ô, cột, hàng cho dễ nhìn và dễ sử dụng. Sử dụng màu sắc, font chữ, căn chỉnh… để làm cho file Excel trở nên chuyên nghiệp hơn.
2. Bảo vệ:
Bảo vệ các công thức và dữ liệu quan trọng để tránh bị chỉnh sửa hoặc xóa nhầm.
Chọn các ô chứa công thức > Format > Lock Cell.
Vào Review > Protect Sheet (hoặc Protect Workbook) và đặt mật khẩu.
3. Sao lưu:
Sao lưu file Excel thường xuyên để tránh mất dữ liệu.
Ví dụ cụ thể về công thức tính tồn kho (Sheet “Báo Cáo Tồn Kho”):
Giả sử:
Sheet “Nhập Kho” có cột C là `Mã Sản Phẩm`, cột E là `Số Lượng Nhập`
Sheet “Xuất Kho” có cột C là `Mã Sản Phẩm`, cột E là `Số Lượng Xuất`
Sheet “Đơn Hàng” có cột E là `Mã Sản Phẩm`, cột F là `Số Lượng`
Sheet “Báo Cáo Tồn Kho” có cột A là `Mã Sản Phẩm`, cột B là `Tồn Đầu Kỳ`, cột C là `Nhập Trong Kỳ`, cột D là `Xuất Trong Kỳ`, cột E là `Tồn Cuối Kỳ`
Công thức tại ô C2 (Nhập Trong Kỳ) sẽ là:
`=SUMIF(Nhập Kho!C:C,A2,Nhập Kho!E:E)`
Công thức tại ô D2 (Xuất Trong Kỳ) sẽ là:
`=SUMIF(Xuất Kho!C:C,A2,Xuất Kho!E:E) + SUMIF(Đơn Hàng!E:E,A2,Đơn Hàng!F:F)`
Công thức tại ô E2 (Tồn Cuối Kỳ) sẽ là:
`=B2+C2-D2`
Lưu ý quan trọng:
Điều chỉnh công thức:
Các công thức trên chỉ là ví dụ, bạn cần điều chỉnh chúng cho phù hợp với cấu trúc file Excel của bạn. Hãy kiểm tra kỹ các tham chiếu ô và vùng dữ liệu.
Đặt tên vùng (Named Ranges):
Thay vì sử dụng địa chỉ ô (ví dụ: A1:B10), bạn có thể đặt tên cho các vùng dữ liệu (ví dụ: `DanhMucSanPham`, `DanhSachKhachHang`). Điều này giúp công thức dễ đọc và dễ bảo trì hơn.
Tìm hiểu thêm về các hàm Excel:
Excel có rất nhiều hàm hữu ích khác mà bạn có thể sử dụng để quản lý bán hàng hiệu quả hơn, ví dụ như: `IF`, `AND`, `OR`, `COUNTIF`, `AVERAGEIF`, `INDEX`, `MATCH`…
Kiểm tra dữ liệu:
Thường xuyên kiểm tra dữ liệu để đảm bảo tính chính xác. Sử dụng Data Validation để hạn chế nhập sai dữ liệu.
Lời khuyên:
Bắt đầu từ đơn giản:
Đừng cố gắng tạo một file Excel quá phức tạp ngay từ đầu. Hãy bắt đầu với những chức năng cơ bản nhất và thêm dần các tính năng nâng cao khi bạn đã quen thuộc với việc sử dụng file Excel.
Tham khảo các mẫu Excel quản lý bán hàng:
Có rất nhiều mẫu Excel quản lý bán hàng miễn phí hoặc trả phí trên mạng. Bạn có thể tải về và chỉnh sửa chúng cho phù hợp với nhu cầu của mình.
Học hỏi từ cộng đồng:
Tham gia các diễn đàn, nhóm Facebook hoặc cộng đồng trực tuyến về Excel để học hỏi kinh nghiệm từ những người khác.
Hy vọng hướng dẫn này sẽ giúp bạn xây dựng một file Excel quản lý bán hàng hiệu quả! Chúc bạn thành công!
Nguồn: #Viec_lam_Ho_Chi_Minh