Hướng dẫn sử dụng phần mềm POS365 chi tiết
POS365 là một phần mềm quản lý bán hàng đa kênh, được thiết kế để giúp các doanh nghiệp bán lẻ, nhà hàng, quán cafe, spa,… quản lý hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả. Dưới đây là hướng dẫn sử dụng chi tiết các tính năng chính của POS365:
I. Đăng nhập và Giao diện chính:
1. Đăng nhập:
Mở trình duyệt web và truy cập vào trang web POS365: [https://pos365.vn/](https://pos365.vn/)
Nhập thông tin đăng nhập (tên đăng nhập và mật khẩu) được cung cấp.
Nhấn nút “Đăng nhập”.
2. Giao diện chính:
Sau khi đăng nhập thành công, bạn sẽ được đưa đến giao diện chính của phần mềm. Giao diện này thường bao gồm các thành phần chính sau:
Thanh menu chính:
Nằm ở phía trên hoặc bên trái màn hình, chứa các chức năng chính như Bán hàng, Sản phẩm, Khách hàng, Báo cáo, Cài đặt,…
Khu vực làm việc:
Khu vực chính hiển thị các thông tin và chức năng cụ thể tùy thuộc vào mục bạn chọn trên thanh menu.
Thông tin tài khoản:
Thường nằm ở góc trên bên phải màn hình, cho phép bạn xem thông tin tài khoản, đổi mật khẩu, đăng xuất.
II. Quản lý Sản phẩm:
1. Thêm sản phẩm:
Chọn “Sản phẩm” trên thanh menu chính.
Nhấn nút “Thêm sản phẩm” (thường có biểu tượng dấu cộng “+”).
Điền đầy đủ thông tin sản phẩm:
Tên sản phẩm:
Tên gọi của sản phẩm.
Mã sản phẩm:
Mã SKU (Stock Keeping Unit) để phân biệt sản phẩm. Nếu bạn không có mã SKU, phần mềm có thể tự động tạo mã.
Giá bán:
Giá niêm yết của sản phẩm.
Giá vốn:
Giá nhập hàng của sản phẩm.
Đơn vị tính:
Ví dụ: cái, kg, lít,…
Danh mục:
Phân loại sản phẩm vào các danh mục (ví dụ: Áo sơ mi, Quần jean,…). Bạn có thể tạo danh mục mới nếu cần.
Hình ảnh:
Tải hình ảnh sản phẩm để hiển thị trực quan.
Mô tả:
Mô tả chi tiết về sản phẩm (chất liệu, kích thước, màu sắc,…).
Tồn kho:
Số lượng sản phẩm hiện có trong kho.
Nhấn nút “Lưu” để lưu thông tin sản phẩm.
2. Chỉnh sửa sản phẩm:
Chọn “Sản phẩm” trên thanh menu chính.
Tìm kiếm sản phẩm cần chỉnh sửa bằng cách sử dụng thanh tìm kiếm hoặc bộ lọc.
Nhấn vào sản phẩm đó để mở trang chi tiết.
Chỉnh sửa các thông tin cần thiết.
Nhấn nút “Lưu” để lưu lại thay đổi.
3. Xóa sản phẩm:
Chọn “Sản phẩm” trên thanh menu chính.
Tìm kiếm sản phẩm cần xóa.
Tùy thuộc vào giao diện, bạn có thể thấy một biểu tượng thùng rác hoặc nút “Xóa” ở trang chi tiết sản phẩm hoặc trên danh sách sản phẩm.
Xác nhận xóa sản phẩm.
4. Quản lý danh mục sản phẩm:
Trong phần “Sản phẩm”, thường có mục “Danh mục”.
Bạn có thể thêm, chỉnh sửa, xóa các danh mục sản phẩm để quản lý sản phẩm dễ dàng hơn.
III. Quản lý Khách hàng:
1. Thêm khách hàng:
Chọn “Khách hàng” trên thanh menu chính.
Nhấn nút “Thêm khách hàng”.
Điền thông tin khách hàng:
Tên khách hàng:
Họ và tên.
Số điện thoại:
Số điện thoại liên lạc.
Địa chỉ:
Địa chỉ của khách hàng.
Email:
Địa chỉ email (nếu có).
Nhóm khách hàng:
Phân loại khách hàng theo các nhóm (ví dụ: Khách hàng VIP, Khách hàng thân thiết,…).
Nhấn nút “Lưu”.
2. Chỉnh sửa thông tin khách hàng:
Chọn “Khách hàng” trên thanh menu chính.
Tìm kiếm khách hàng cần chỉnh sửa.
Nhấn vào khách hàng đó để mở trang chi tiết.
Chỉnh sửa thông tin cần thiết.
Nhấn nút “Lưu”.
3. Xem lịch sử mua hàng của khách hàng:
Chọn “Khách hàng” trên thanh menu chính.
Tìm kiếm khách hàng cần xem lịch sử.
Nhấn vào khách hàng đó để mở trang chi tiết.
Trong trang chi tiết, thường có một tab hoặc phần “Lịch sử mua hàng” hiển thị danh sách các giao dịch mua hàng của khách hàng đó.
IV. Bán hàng:
1. Tạo đơn hàng mới:
Chọn “Bán hàng” trên thanh menu chính.
Giao diện bán hàng sẽ hiển thị, thường bao gồm các phần sau:
Danh sách sản phẩm:
Hiển thị danh sách sản phẩm bạn có thể bán.
Giỏ hàng:
Hiển thị danh sách các sản phẩm được thêm vào đơn hàng.
Thông tin khách hàng:
Cho phép bạn chọn hoặc thêm thông tin khách hàng cho đơn hàng.
Thanh toán:
Cho phép bạn chọn phương thức thanh toán và hoàn tất đơn hàng.
2. Thêm sản phẩm vào đơn hàng:
Tìm kiếm sản phẩm cần bán trong danh sách sản phẩm.
Nhấn vào sản phẩm đó để thêm vào giỏ hàng.
Bạn có thể điều chỉnh số lượng sản phẩm trong giỏ hàng.
3. Áp dụng khuyến mãi (nếu có):
Nếu có chương trình khuyến mãi đang diễn ra, bạn có thể chọn áp dụng khuyến mãi cho đơn hàng.
4. Chọn khách hàng (nếu có):
Tìm kiếm và chọn khách hàng đã có trong danh sách hoặc thêm khách hàng mới. Việc này giúp bạn theo dõi lịch sử mua hàng của khách hàng và áp dụng các chương trình khách hàng thân thiết.
5. Chọn phương thức thanh toán:
Chọn phương thức thanh toán phù hợp (ví dụ: tiền mặt, thẻ ngân hàng, ví điện tử,…).
6. Thanh toán và in hóa đơn:
Nhập số tiền khách hàng đưa (nếu thanh toán bằng tiền mặt).
Phần mềm sẽ tự động tính toán số tiền trả lại cho khách hàng.
Nhấn nút “Thanh toán” hoặc “Hoàn tất” để hoàn tất đơn hàng.
Hóa đơn sẽ được in ra (nếu bạn đã kết nối máy in).
V. Quản lý Kho:
1. Xem tồn kho:
Chọn “Kho” hoặc “Tồn kho” trên thanh menu chính.
Danh sách sản phẩm và số lượng tồn kho hiện tại sẽ được hiển thị.
2. Nhập kho:
Chọn “Nhập kho” hoặc “Nhập hàng” trên thanh menu chính.
Chọn nhà cung cấp (nếu có).
Thêm sản phẩm vào phiếu nhập kho và nhập số lượng nhập.
Nhấn nút “Lưu” để cập nhật tồn kho.
3. Xuất kho:
Chọn “Xuất kho” hoặc “Xuất hàng” trên thanh menu chính.
Chọn lý do xuất kho (ví dụ: bán hàng, trả hàng, điều chuyển kho,…).
Thêm sản phẩm vào phiếu xuất kho và nhập số lượng xuất.
Nhấn nút “Lưu” để cập nhật tồn kho.
VI. Báo cáo:
1. Xem báo cáo doanh thu:
Chọn “Báo cáo” trên thanh menu chính.
Chọn loại báo cáo “Doanh thu”.
Chọn khoảng thời gian cần xem báo cáo (ví dụ: hôm nay, tuần này, tháng này,…).
Báo cáo sẽ hiển thị thông tin về doanh thu bán hàng trong khoảng thời gian đã chọn.
2. Xem báo cáo lợi nhuận:
Chọn “Báo cáo” trên thanh menu chính.
Chọn loại báo cáo “Lợi nhuận”.
Chọn khoảng thời gian cần xem báo cáo.
Báo cáo sẽ hiển thị thông tin về lợi nhuận thu được.
3. Xem báo cáo tồn kho:
Chọn “Báo cáo” trên thanh menu chính.
Chọn loại báo cáo “Tồn kho”.
Báo cáo sẽ hiển thị thông tin về số lượng tồn kho của từng sản phẩm.
4. Các loại báo cáo khác:
Ngoài các báo cáo trên, POS365 có thể cung cấp nhiều loại báo cáo khác như báo cáo khách hàng, báo cáo chi phí, báo cáo nhân viên,…
VII. Cài đặt:
1. Cài đặt chung:
Chọn “Cài đặt” trên thanh menu chính.
Trong phần cài đặt chung, bạn có thể cấu hình các thông tin cơ bản của cửa hàng như tên cửa hàng, địa chỉ, số điện thoại, đơn vị tiền tệ,…
2. Cài đặt máy in:
Chọn “Cài đặt” trên thanh menu chính.
Chọn “Máy in” hoặc “Thiết bị”.
Chọn loại máy in bạn đang sử dụng và cấu hình các thông số cần thiết.
3. Quản lý người dùng:
Chọn “Cài đặt” trên thanh menu chính.
Chọn “Người dùng” hoặc “Nhân viên”.
Bạn có thể thêm, chỉnh sửa, xóa tài khoản người dùng và phân quyền cho từng người dùng.
4. Cài đặt khuyến mãi:
Chọn “Cài đặt” trên thanh menu chính.
Chọn “Khuyến mãi” hoặc “Giảm giá”.
Bạn có thể tạo và quản lý các chương trình khuyến mãi.
VIII. Mẹo và Thủ thuật:
Sử dụng phím tắt:
Tìm hiểu và sử dụng các phím tắt để thao tác nhanh hơn.
Tận dụng tính năng tìm kiếm:
Sử dụng thanh tìm kiếm để nhanh chóng tìm kiếm sản phẩm, khách hàng hoặc thông tin khác.
Đọc kỹ hướng dẫn sử dụng:
Tham khảo tài liệu hướng dẫn sử dụng chi tiết của POS365 để hiểu rõ hơn về các tính năng và cách sử dụng.
Liên hệ với bộ phận hỗ trợ:
Nếu gặp bất kỳ khó khăn nào trong quá trình sử dụng, hãy liên hệ với bộ phận hỗ trợ của POS365 để được trợ giúp.
Lưu ý:
Hướng dẫn trên chỉ mang tính chất tổng quan. Giao diện và tính năng cụ thể của POS365 có thể khác nhau tùy thuộc vào phiên bản phần mềm và gói dịch vụ bạn đang sử dụng.
Để hiểu rõ hơn về từng tính năng và cách sử dụng chi tiết, bạn nên tham khảo tài liệu hướng dẫn sử dụng chính thức của POS365 hoặc liên hệ với bộ phận hỗ trợ của họ.
Hy vọng hướng dẫn này sẽ giúp bạn sử dụng phần mềm POS365 một cách hiệu quả. Chúc bạn thành công!
Nguồn: Viec lam TPHCM