Việc làm mua bán xin chào các bạn đang tìm kiếm việc làm cũng như các anh chị nhà tuyển dụng Để giúp bạn xây dựng một hệ thống quản lý bán hàng hiệu quả bằng Excel, tôi sẽ cung cấp một mô tả chi tiết về cách thiết kế và triển khai nó.
I. Mục tiêu của hệ thống quản lý bán hàng bằng Excel:
Hệ thống này sẽ giúp bạn:
Theo dõi thông tin sản phẩm:
Quản lý danh mục sản phẩm, giá cả, số lượng tồn kho.
Quản lý khách hàng:
Lưu trữ thông tin khách hàng, lịch sử mua hàng.
Xử lý đơn hàng:
Tạo, theo dõi và quản lý đơn hàng.
Quản lý doanh thu:
Tính toán doanh thu, lợi nhuận, báo cáo bán hàng.
Theo dõi công nợ:
Quản lý công nợ phải thu từ khách hàng.
II. Các sheet cần thiết trong file Excel:
1. Sheet “Sản phẩm”:
Mục đích:
Lưu trữ thông tin chi tiết về từng sản phẩm.
Các cột:
`Mã sản phẩm` (Text): Mã duy nhất để xác định sản phẩm. Ví dụ: SP001, SP002.
`Tên sản phẩm` (Text): Tên đầy đủ của sản phẩm. Ví dụ: Áo sơ mi nam, Quần jean nữ.
`Danh mục` (Text): Loại sản phẩm. Ví dụ: Áo, Quần, Phụ kiện.
`Giá nhập` (Number): Giá vốn của sản phẩm.
`Giá bán` (Number): Giá bán lẻ của sản phẩm.
`Số lượng tồn kho` (Number): Số lượng sản phẩm hiện có trong kho.
`Đơn vị tính` (Text): Ví dụ: Cái, Chiếc, Kg.
`Mô tả` (Text, tùy chọn): Mô tả chi tiết về sản phẩm.
2. Sheet “Khách hàng”:
Mục đích:
Lưu trữ thông tin về khách hàng.
Các cột:
`Mã khách hàng` (Text): Mã duy nhất cho khách hàng. Ví dụ: KH001, KH002.
`Tên khách hàng` (Text): Tên đầy đủ của khách hàng.
`Số điện thoại` (Text): Số điện thoại liên hệ.
`Địa chỉ` (Text): Địa chỉ của khách hàng.
`Email` (Text, tùy chọn): Địa chỉ email của khách hàng.
`Loại khách hàng` (Text, tùy chọn): Ví dụ: Khách lẻ, Khách sỉ, Khách VIP.
`Ghi chú` (Text, tùy chọn): Ghi chú thêm về khách hàng.
3. Sheet “Đơn hàng”:
Mục đích:
Quản lý thông tin về các đơn hàng.
Các cột:
`Mã đơn hàng` (Text): Mã duy nhất cho đơn hàng. Ví dụ: DH001, DH002.
`Ngày tạo` (Date): Ngày tạo đơn hàng.
`Mã khách hàng` (Text): Liên kết đến sheet “Khách hàng”.
`Tên khách hàng` (Text): (Tự động điền từ sheet “Khách hàng” dựa trên mã khách hàng).
`Địa chỉ giao hàng` (Text): Địa chỉ giao hàng (có thể giống hoặc khác địa chỉ khách hàng).
`Ngày giao hàng` (Date): Ngày dự kiến giao hàng.
`Tổng tiền` (Number): Tổng giá trị đơn hàng.
`Giảm giá` (Number, tùy chọn): Số tiền giảm giá (nếu có).
`Phí vận chuyển` (Number, tùy chọn): Phí vận chuyển (nếu có).
`Thành tiền` (Number): Tổng tiền sau khi giảm giá và cộng phí vận chuyển. (Công thức: `Tổng tiền – Giảm giá + Phí vận chuyển`)
`Trạng thái` (Text): Ví dụ: Chờ xác nhận, Đã xác nhận, Đang giao, Đã giao, Đã hủy.
`Ghi chú` (Text, tùy chọn): Ghi chú thêm về đơn hàng.
4. Sheet “Chi tiết đơn hàng”:
Mục đích:
Chi tiết các sản phẩm trong mỗi đơn hàng.
Các cột:
`Mã đơn hàng` (Text): Liên kết đến sheet “Đơn hàng”.
`Mã sản phẩm` (Text): Liên kết đến sheet “Sản phẩm”.
`Tên sản phẩm` (Text): (Tự động điền từ sheet “Sản phẩm” dựa trên mã sản phẩm).
`Số lượng` (Number): Số lượng sản phẩm được mua trong đơn hàng.
`Đơn giá` (Number): Giá bán của sản phẩm tại thời điểm bán (có thể lấy từ sheet “Sản phẩm” nhưng có thể thay đổi nếu có chương trình khuyến mãi).
`Thành tiền` (Number): `Số lượng Đơn giá`
5. Sheet “Doanh thu”:
(Có thể là báo cáo tổng hợp, xem ở phần sau)
6. Sheet “Công nợ” (Tùy chọn):
Mục đích:
Theo dõi công nợ phải thu từ khách hàng.
Các cột:
`Mã đơn hàng` (Text): Liên kết đến sheet “Đơn hàng”.
`Mã khách hàng` (Text): Liên kết đến sheet “Khách hàng”.
`Tên khách hàng` (Text): (Tự động điền từ sheet “Khách hàng”).
`Ngày tạo` (Date): Ngày tạo đơn hàng.
`Hạn thanh toán` (Date): Ngày đến hạn thanh toán.
`Tổng tiền` (Number): Tổng giá trị đơn hàng.
`Đã thanh toán` (Number): Số tiền khách hàng đã thanh toán.
`Còn lại` (Number): Số tiền còn nợ. (Công thức: `Tổng tiền – Đã thanh toán`)
`Trạng thái` (Text): Ví dụ: Chưa thanh toán, Thanh toán một phần, Đã thanh toán.
`Ghi chú` (Text, tùy chọn): Ghi chú về tình trạng thanh toán.
III. Các công thức và hàm Excel quan trọng:
`VLOOKUP`:
Tìm kiếm và trả về dữ liệu từ một bảng dựa trên một giá trị tìm kiếm. Sử dụng để tự động điền tên khách hàng, tên sản phẩm, đơn giá từ các sheet tương ứng.
Ví dụ: `=VLOOKUP(A2, Khách hàng!A:B, 2, FALSE)` (Tìm mã khách hàng ở ô A2 trong sheet “Khách hàng”, trả về tên khách hàng từ cột thứ 2 của sheet “Khách hàng”).
`SUMIF` / `SUMIFS`:
Tính tổng các giá trị trong một phạm vi dựa trên một hoặc nhiều điều kiện. Sử dụng để tính tổng doanh thu theo sản phẩm, theo khách hàng, theo thời gian.
`COUNTIF` / `COUNTIFS`:
Đếm số lượng ô trong một phạm vi dựa trên một hoặc nhiều điều kiện. Sử dụng để đếm số lượng đơn hàng theo trạng thái.
`IF`:
Thực hiện một phép so sánh và trả về một giá trị nếu điều kiện đúng, và một giá trị khác nếu điều kiện sai.
`DATE`:
Tạo một giá trị ngày tháng.
`TODAY()`:
Trả về ngày hiện tại.
`EDATE`:
Trả về ngày là số tháng đã chỉ định trước hoặc sau một ngày. Sử dụng để tính hạn thanh toán. Ví dụ: `=EDATE(B2, 1)` (Tính ngày sau 1 tháng kể từ ngày ở ô B2).
`Data Validation (Kiểm soát dữ liệu)`:
Giúp bạn tạo danh sách thả xuống (dropdown list) để chọn giá trị từ một danh sách có sẵn, tránh nhập sai dữ liệu. Ví dụ: Tạo danh sách trạng thái đơn hàng (Chờ xác nhận, Đã xác nhận,…) trong cột “Trạng thái” của sheet “Đơn hàng”.
`Pivot Table (Bảng tổng hợp)`:
Công cụ mạnh mẽ để phân tích và tổng hợp dữ liệu. Sử dụng để tạo báo cáo doanh thu, báo cáo tồn kho, báo cáo công nợ.
IV. Thiết kế chi tiết và ví dụ:
1. Sheet “Sản phẩm”:
| Mã sản phẩm | Tên sản phẩm | Danh mục | Giá nhập | Giá bán | Số lượng tồn kho | Đơn vị tính | Mô tả |
| :———– | :———– | :——– | :——- | :——- | :————— | :———– | :————————– |
| SP001 | Áo sơ mi nam | Áo | 100000 | 150000 | 50 | Cái | Áo sơ mi trắng cotton 100% |
| SP002 | Quần jean nữ | Quần | 150000 | 250000 | 30 | Cái | Quần jean ống đứng |
| SP003 | Giày thể thao | Giày dép | 200000 | 350000 | 20 | Đôi | Giày thể thao chạy bộ |
2. Sheet “Khách hàng”:
| Mã khách hàng | Tên khách hàng | Số điện thoại | Địa chỉ | Email | Loại khách hàng | Ghi chú |
| :————- | :————- | :———— | :————————————— | :———————- | :————- | :————– |
| KH001 | Nguyễn Văn A | 0901234567 | 123 Đường ABC, Quận XYZ, TP.HCM | a.nguyen@email.com | Khách lẻ | |
| KH002 | Trần Thị B | 0908765432 | 456 Đường DEF, Quận UVW, TP.HCM | b.tran@email.com | Khách sỉ | Mua số lượng lớn |
| KH003 | Lê Hoàng C | 0933445566 | 789 Đường GHI, Quận RST, TP.HCM | c.le@email.com | Khách VIP | |
3. Sheet “Đơn hàng”:
| Mã đơn hàng | Ngày tạo | Mã khách hàng | Tên khách hàng | Địa chỉ giao hàng | Ngày giao hàng | Tổng tiền | Giảm giá | Phí vận chuyển | Thành tiền | Trạng thái | Ghi chú |
| :———– | :——— | :————- | :————- | :————————————— | :————- | :——- | :——- | :————- | :——- | :———– | :—————————— |
| DH001 | 01/01/2024 | KH001 | Nguyễn Văn A | 123 Đường ABC, Quận XYZ, TP.HCM | 03/01/2024 | 400000 | 0 | 30000 | 430000 | Đã giao | |
| DH002 | 02/01/2024 | KH002 | Trần Thị B | 456 Đường DEF, Quận UVW, TP.HCM | 04/01/2024 | 1200000 | 100000 | 0 | 1100000 | Đang giao | Khách sỉ, cần giao gấp |
| DH003 | 03/01/2024 | KH003 | Lê Hoàng C | 789 Đường GHI, Quận RST, TP.HCM | 05/01/2024 | 700000 | 50000 | 50000 | 700000 | Chờ xác nhận | Khách VIP, yêu cầu đóng gói cẩn thận |
Công thức cho cột “Tên khách hàng”:
(Ví dụ, ô E2) `=VLOOKUP(C2, Khách hàng!A:B, 2, FALSE)`
Công thức cho cột “Thành tiền”:
(Ví dụ, ô J2) `=H2-I2+J2`
4. Sheet “Chi tiết đơn hàng”:
| Mã đơn hàng | Mã sản phẩm | Tên sản phẩm | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền |
| :———– | :———– | :———– | :——- | :——- | :——- |
| DH001 | SP001 | Áo sơ mi nam | 2 | 150000 | 300000 |
| DH001 | SP003 | Giày thể thao | 1 | 350000 | 350000 |
| DH002 | SP002 | Quần jean nữ | 4 | 250000 | 1000000 |
| DH002 | SP003 | Giày thể thao | 1 | 350000 | 350000 |
Công thức cho cột “Tên sản phẩm”:
(Ví dụ, ô C2) `=VLOOKUP(B2, Sản phẩm!A:B, 2, FALSE)`
Công thức cho cột “Thành tiền”:
(Ví dụ, ô F2) `=D2*E2`
5. Sheet “Doanh thu”:
(Ví dụ về Bảng tổng hợp – Pivot Table)
Tạo Pivot Table từ sheet “Chi tiết đơn hàng” hoặc kết hợp dữ liệu từ sheet “Đơn hàng” và “Chi tiết đơn hàng”.
Hàng (Rows):
Ngày tạo đơn hàng (Từ sheet “Đơn hàng”)
Cột (Columns):
Danh mục sản phẩm (Từ sheet “Sản phẩm” thông qua sheet “Chi tiết đơn hàng”)
Giá trị (Values):
Tổng thành tiền (Sum of Thành tiền từ sheet “Chi tiết đơn hàng”)
Điều này sẽ tạo ra một báo cáo cho thấy doanh thu theo từng danh mục sản phẩm trong từng ngày. Bạn có thể thêm nhiều trường khác vào Pivot Table để phân tích sâu hơn (ví dụ: theo khách hàng, theo khu vực).
6. Sheet “Công nợ”:
| Mã đơn hàng | Mã khách hàng | Tên khách hàng | Ngày tạo | Hạn thanh toán | Tổng tiền | Đã thanh toán | Còn lại | Trạng thái | Ghi chú |
| :———– | :————- | :————- | :——— | :————- | :——- | :———— | :——- | :————- | :——- |
| DH002 | KH002 | Trần Thị B | 02/01/2024 | 02/02/2024 | 1100000 | 500000 | 600000 | Thanh toán một phần | |
Công thức cho cột “Còn lại”:
(Ví dụ, ô H2) `=F2-G2`
Công thức cho cột “Tên khách hàng”:
(Ví dụ, ô C2) `=VLOOKUP(B2, Khách hàng!A:B, 2, FALSE)`
V. Các bước triển khai:
1. Tạo file Excel mới.
2. Tạo các sheet như đã mô tả ở trên.
3. Thiết kế các cột và nhập dữ liệu mẫu.
4. Sử dụng Data Validation để tạo danh sách thả xuống cho các cột như “Trạng thái”, “Danh mục”, “Loại khách hàng”.
5. Viết các công thức `VLOOKUP`, `SUMIF`, `COUNTIF`, `IF` để tự động tính toán và liên kết dữ liệu giữa các sheet.
6. Tạo Pivot Table để phân tích và báo cáo dữ liệu.
7. Kiểm tra và chỉnh sửa để đảm bảo hệ thống hoạt động chính xác.
8. Sử dụng các tính năng định dạng (màu sắc, font chữ,…) để làm cho file Excel dễ nhìn và dễ sử dụng.
9. Thường xuyên sao lưu file Excel để tránh mất dữ liệu.
VI. Mở rộng và tùy biến:
Quản lý kho:
Bổ sung các sheet và công thức để theo dõi nhập/xuất kho, cảnh báo khi số lượng tồn kho thấp.
Quản lý khuyến mãi:
Thêm các cột và công thức để quản lý các chương trình khuyến mãi và giảm giá.
Báo cáo nâng cao:
Tạo các báo cáo phức tạp hơn bằng cách sử dụng Pivot Table hoặc Power Query.
Tự động hóa:
Sử dụng VBA (Visual Basic for Applications) để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại.
VII. Lưu ý quan trọng:
Tính nhất quán:
Đảm bảo dữ liệu được nhập vào một cách nhất quán để tránh sai sót trong tính toán và báo cáo.
Sao lưu:
Sao lưu file Excel thường xuyên để tránh mất dữ liệu do sự cố.
Bảo mật:
Nếu file Excel chứa thông tin nhạy cảm, hãy bảo vệ nó bằng mật khẩu.
Đào tạo:
Đảm bảo người sử dụng hiểu cách sử dụng hệ thống và tuân thủ các quy trình.
Hy vọng mô tả chi tiết này sẽ giúp bạn xây dựng một hệ thống quản lý bán hàng hiệu quả bằng Excel. Chúc bạn thành công! Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại hỏi nhé!
Nguồn: Nhân viên bán hàng