Việc làm mua bán xin chào các bạn đang tìm kiếm việc làm cũng như các anh chị nhà tuyển dụng Chúng ta sẽ cùng nhau xây dựng một hướng dẫn chi tiết về các công việc văn phòng. Để hướng dẫn này thực sự hữu ích, chúng ta cần chia nhỏ các công việc và đi sâu vào từng khía cạnh.
Mục lục Hướng dẫn Công việc Văn Phòng Chi Tiết
1. Giao tiếp và Ứng xử Chuyên nghiệp
2. Quản lý Văn thư và Hồ sơ
3. Soạn thảo Văn bản Hành chính
4. Sử dụng Thiết bị Văn phòng
5. Quản lý Lịch làm việc và Tổ chức Cuộc họp
6. Tiếp đón Khách hàng
7. Hỗ trợ Công tác Hành chính
8. Sử dụng Phần mềm Văn phòng
9. An toàn và Sức khỏe tại Nơi làm việc
10.
Kỹ năng Bổ trợ
1. Giao tiếp và Ứng xử Chuyên nghiệp
Giao tiếp qua Điện thoại:
Trả lời điện thoại:
Quy tắc chung:
Trả lời trong vòng 3 hồi chuông.
Lời chào:
“Chào [tên công ty], tôi là [tên bạn], tôi có thể giúp gì cho bạn?” (hoặc biến thể phù hợp).
Lắng nghe:
Tập trung vào người gọi, ghi chú thông tin quan trọng.
Giọng điệu:
Lịch sự, nhã nhặn, nhiệt tình.
Chuyển cuộc gọi:
Chuyển đúng người, thông báo trước cho người nhận.
Kết thúc cuộc gọi:
Xác nhận thông tin, cảm ơn, chào tạm biệt.
Gọi điện thoại:
Chuẩn bị:
Xác định mục đích, chuẩn bị thông tin cần thiết.
Lời chào:
Tự giới thiệu rõ ràng.
Nội dung:
Trình bày ngắn gọn, rõ ràng, đi thẳng vào vấn đề.
Giọng điệu:
Tự tin, lịch sự.
Kết thúc:
Tóm tắt lại, cảm ơn, chào tạm biệt.
Giao tiếp Trực tiếp:
Ngôn ngữ cơ thể:
Ánh mắt:
Giao tiếp bằng mắt, thể hiện sự tập trung.
Tư thế:
Ngồi thẳng, thoải mái.
Cử chỉ:
Vừa phải, tránh cử chỉ thừa thãi, gây xao nhãng.
Nụ cười:
Thân thiện, cởi mở.
Lời nói:
Sử dụng ngôn ngữ:
Chuẩn mực, lịch sự, phù hợp với đối tượng.
Lắng nghe:
Thể hiện sự tôn trọng, đặt câu hỏi để hiểu rõ hơn.
Trả lời:
Rõ ràng, ngắn gọn, đúng trọng tâm.
Ứng xử với đồng nghiệp:
Tôn trọng:
Lắng nghe ý kiến, hợp tác, giúp đỡ lẫn nhau.
Thẳng thắn:
Góp ý mang tính xây dựng, giải quyết xung đột một cách hòa nhã.
Hòa đồng:
Tham gia các hoạt động chung, xây dựng môi trường làm việc tích cực.
Ứng xử với cấp trên:
Tôn trọng:
Tuân thủ chỉ đạo, báo cáo công việc đầy đủ.
Chủ động:
Đề xuất ý kiến, giải pháp để nâng cao hiệu quả công việc.
Trung thực:
Báo cáo đúng sự thật, nhận trách nhiệm khi sai sót.
Giao tiếp qua Email:
(Xem chi tiết ở phần “Soạn thảo Văn bản Hành chính”)
2. Quản lý Văn thư và Hồ sơ
Tiếp nhận và Xử lý Văn bản Đến:
Tiếp nhận:
Kiểm tra số lượng, tình trạng văn bản.
Đóng dấu:
Đóng dấu “Đến” và ghi ngày, giờ nhận.
Vào sổ:
Ghi đầy đủ thông tin vào sổ công văn đến (số đến, ngày đến, trích yếu, nơi gửi…). Có thể sử dụng phần mềm quản lý văn bản.
Phân loại:
Phân loại theo mức độ quan trọng, khẩn cấp, nội dung.
Chuyển giao:
Chuyển văn bản đến đúng người có trách nhiệm xử lý.
Soạn thảo và Phát hành Văn bản Đi:
Soạn thảo:
(Xem chi tiết ở phần “Soạn thảo Văn bản Hành chính”)
Kiểm tra:
Rà soát kỹ nội dung, hình thức, thể thức văn bản.
Trình duyệt:
Trình người có thẩm quyền duyệt.
Đóng dấu:
Đóng dấu công ty, dấu chức danh (nếu cần).
Vào sổ:
Ghi đầy đủ thông tin vào sổ công văn đi (số đi, ngày đi, trích yếu, nơi nhận…).
Phát hành:
Gửi văn bản đến đúng địa chỉ, theo dõi việc nhận.
Lưu trữ Hồ sơ:
Phân loại:
Phân loại hồ sơ theo chủ đề, thời gian, dự án…
Sắp xếp:
Sắp xếp theo thứ tự logic (thời gian, chữ cái…).
Lập danh mục:
Lập danh mục hồ sơ để dễ dàng tìm kiếm.
Bảo quản:
Bảo quản hồ sơ trong môi trường khô ráo, thoáng mát, tránh mối mọt, ẩm mốc.
Tiêu hủy:
Tiêu hủy hồ sơ hết giá trị theo quy định.
Sử dụng Phần mềm Quản lý Văn bản:
Nhập liệu:
Nhập thông tin văn bản chính xác, đầy đủ.
Tìm kiếm:
Sử dụng các công cụ tìm kiếm để nhanh chóng tìm thấy văn bản cần thiết.
Báo cáo:
Tạo báo cáo thống kê về tình hình văn bản.
Bảo mật:
Đảm bảo an toàn dữ liệu, phân quyền truy cập.
3. Soạn thảo Văn bản Hành chính
Các Loại Văn Bản Thường Gặp:
Công văn:
Dùng để trao đổi thông tin giữa các cơ quan, tổ chức.
Quyết định:
Dùng để đưa ra các quyết định về một vấn đề cụ thể.
Thông báo:
Dùng để thông báo một thông tin quan trọng đến nhiều người.
Báo cáo:
Dùng để trình bày kết quả công việc, tình hình hoạt động.
Tờ trình:
Dùng để đề xuất một vấn đề lên cấp trên.
Biên bản:
Dùng để ghi lại nội dung cuộc họp, sự kiện.
Hợp đồng:
Dùng để thỏa thuận các điều khoản giữa các bên.
Email:
Dùng để trao đổi thông tin nhanh chóng, tiện lợi.
Thể Thức Văn Bản:
(Tuân thủ theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP)
Quốc hiệu, Tiêu ngữ:
“CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản:
Viết in hoa.
Số, ký hiệu văn bản:
Ví dụ: Số: 123/QĐ-ABC
Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản:
Ví dụ: Hà Nội, ngày 15 tháng 8 năm 2023
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản:
Ví dụ: QUYẾT ĐỊNH Về việc thành lập tổ công tác
Nội dung văn bản:
Chia thành các điều, khoản, điểm rõ ràng.
Chức danh, chữ ký của người có thẩm quyền:
Ví dụ: TM. GIÁM ĐỐC (hoặc QUYỀN GIÁM ĐỐC), ký tên, đóng dấu.
Nơi nhận:
Ghi rõ các cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản.
Nguyên Tắc Soạn Thảo:
Chính xác:
Thông tin chính xác, trung thực.
Rõ ràng:
Câu cú rõ ràng, dễ hiểu, tránh dùng từ ngữ mơ hồ.
Ngắn gọn:
Trình bày ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề.
Đầy đủ:
Đảm bảo đầy đủ thông tin cần thiết.
Đúng thể thức:
Tuân thủ đúng thể thức văn bản.
Soạn thảo Email:
Chủ đề:
Ngắn gọn, nêu rõ nội dung chính.
Lời chào:
Lịch sự, phù hợp với đối tượng.
Nội dung:
Rõ ràng, mạch lạc, chia thành các đoạn ngắn.
Lời cảm ơn:
Thể hiện sự biết ơn.
Chữ ký:
Ghi rõ tên, chức danh, thông tin liên hệ.
Kiểm tra:
Rà soát kỹ lỗi chính tả, ngữ pháp trước khi gửi.
Sử dụng Mẫu Văn Bản:
Tìm kiếm:
Tìm kiếm các mẫu văn bản phù hợp trên mạng hoặc trong thư viện văn bản của công ty.
Chỉnh sửa:
Chỉnh sửa mẫu văn bản cho phù hợp với nội dung cụ thể.
Lưu trữ:
Lưu trữ các mẫu văn bản đã sử dụng để dùng cho lần sau.
4. Sử dụng Thiết bị Văn phòng
Máy Tính:
Khởi động, tắt máy:
Đúng quy trình để tránh mất dữ liệu.
Sử dụng phần mềm:
(Xem chi tiết ở phần “Sử dụng Phần mềm Văn phòng”)
Kết nối mạng:
Kết nối Wi-Fi, mạng LAN.
Bảo trì:
Vệ sinh máy thường xuyên, cập nhật phần mềm diệt virus.
Máy In, Máy Photocopy:
In ấn:
Chọn đúng máy in, khổ giấy, số lượng bản in.
Photocopy:
Điều chỉnh độ sáng, số lượng bản chụp.
Xử lý sự cố:
Thay giấy, mực in, khắc phục các lỗi thường gặp.
Máy Scan:
Scan tài liệu:
Chọn độ phân giải phù hợp, lưu file ở định dạng mong muốn.
Điện thoại Bàn:
Sử dụng các chức năng:
Gọi đi, nhận cuộc gọi, chuyển cuộc gọi, giữ máy.
Máy Chiếu:
Kết nối:
Kết nối máy chiếu với máy tính.
Điều chỉnh:
Điều chỉnh độ sáng, độ tương phản, tiêu cự.
Các Thiết Bị Khác:
Máy hủy giấy:
Sử dụng đúng cách để đảm bảo an toàn.
Máy đóng sách:
Sử dụng đúng quy trình để đóng sách đẹp, chắc chắn.
5. Quản lý Lịch làm việc và Tổ chức Cuộc họp
Quản lý Lịch làm việc:
Sử dụng lịch điện tử:
Google Calendar, Outlook Calendar…
Ghi chú:
Ghi chú đầy đủ các cuộc hẹn, công việc cần làm.
Đặt nhắc nhở:
Đặt nhắc nhở để không bỏ lỡ công việc quan trọng.
Ưu tiên:
Sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên.
Đánh giá:
Đánh giá hiệu quả công việc sau khi hoàn thành.
Tổ chức Cuộc họp:
Xác định mục đích:
Xác định rõ mục đích của cuộc họp.
Lên kế hoạch:
Lên kế hoạch chi tiết về thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, nội dung, tài liệu.
Mời họp:
Gửi giấy mời họp trước ít nhất 1-2 ngày.
Chuẩn bị:
Chuẩn bị phòng họp, thiết bị, tài liệu.
Điều hành:
Điều hành cuộc họp theo chương trình đã định.
Ghi biên bản:
Ghi biên bản cuộc họp đầy đủ, chính xác.
Theo dõi:
Theo dõi việc thực hiện các quyết định trong cuộc họp.
6. Tiếp đón Khách hàng
Chuẩn bị:
Kiểm tra:
Kiểm tra phòng tiếp khách, đảm bảo sạch sẽ, gọn gàng.
Đồ uống:
Chuẩn bị nước uống, trà, cà phê.
Tài liệu:
Chuẩn bị sẵn tài liệu cần thiết.
Tiếp đón:
Chào hỏi:
Chào hỏi khách hàng lịch sự, niềm nở.
Hướng dẫn:
Hướng dẫn khách hàng vào chỗ ngồi.
Lắng nghe:
Lắng nghe yêu cầu của khách hàng.
Giải đáp:
Giải đáp thắc mắc của khách hàng một cách rõ ràng, chính xác.
Giới thiệu:
Giới thiệu về công ty, sản phẩm, dịch vụ.
Tạo thiện cảm:
Tạo ấn tượng tốt đẹp với khách hàng.
Kết thúc:
Cảm ơn:
Cảm ơn khách hàng đã đến thăm.
Chào tạm biệt:
Chào tạm biệt khách hàng lịch sự.
Tiễn khách:
Tiễn khách ra cửa.
7. Hỗ trợ Công tác Hành chính
Đặt vé máy bay, tàu xe:
Tìm kiếm:
Tìm kiếm các chuyến bay, chuyến tàu phù hợp.
Đặt vé:
Đặt vé theo yêu cầu của nhân viên.
Thanh toán:
Thanh toán vé bằng các hình thức phù hợp.
Xác nhận:
Xác nhận thông tin vé với nhân viên.
Đặt phòng khách sạn:
Tìm kiếm:
Tìm kiếm các khách sạn phù hợp.
Đặt phòng:
Đặt phòng theo yêu cầu của nhân viên.
Xác nhận:
Xác nhận thông tin đặt phòng với khách sạn.
Mua sắm văn phòng phẩm:
Lập danh sách:
Lập danh sách các vật dụng cần mua.
Tìm kiếm:
Tìm kiếm các nhà cung cấp uy tín.
Mua hàng:
Mua hàng theo danh sách đã lập.
Kiểm kê:
Kiểm kê và cấp phát văn phòng phẩm cho các bộ phận.
Thanh toán các chi phí hành chính:
Thu thập hóa đơn:
Thu thập hóa đơn, chứng từ đầy đủ.
Lập bảng kê:
Lập bảng kê chi phí.
Trình duyệt:
Trình bảng kê lên cấp trên duyệt.
Thanh toán:
Thanh toán chi phí theo quy định.
8. Sử dụng Phần mềm Văn phòng
Microsoft Office:
Word:
Soạn thảo văn bản, trình bày văn bản.
Excel:
Tính toán, xử lý dữ liệu, tạo biểu đồ.
PowerPoint:
Tạo bài thuyết trình.
Outlook:
Quản lý email, lịch làm việc, danh bạ.
Google Workspace:
Google Docs:
Soạn thảo văn bản trực tuyến.
Google Sheets:
Tính toán, xử lý dữ liệu trực tuyến.
Google Slides:
Tạo bài thuyết trình trực tuyến.
Gmail:
Quản lý email.
Google Calendar:
Quản lý lịch làm việc.
Google Meet:
Tổ chức cuộc họp trực tuyến.
Phần mềm Quản lý Văn bản:
Quản lý văn bản đến, văn bản đi.
Lưu trữ hồ sơ.
Tìm kiếm văn bản.
Báo cáo thống kê.
Phần mềm Kế toán:
Nhập liệu chứng từ.
Theo dõi công nợ.
Lập báo cáo tài chính.
9. An toàn và Sức khỏe tại Nơi làm việc
An toàn:
Phòng cháy chữa cháy:
Nắm vững các quy tắc phòng cháy chữa cháy, biết cách sử dụng bình chữa cháy.
Sơ cứu:
Biết các kỹ năng sơ cứu cơ bản.
An toàn điện:
Không sử dụng các thiết bị điện bị hỏng, không cắm quá nhiều thiết bị vào một ổ cắm.
An toàn lao động:
Tuân thủ các quy định về an toàn lao động.
Sức khỏe:
Tư thế ngồi đúng:
Ngồi thẳng lưng, vai thả lỏng, mắt cách màn hình khoảng 50-70cm.
Nghỉ ngơi:
Nghỉ ngơi sau mỗi 45-60 phút làm việc.
Tập thể dục:
Tập thể dục thường xuyên để tăng cường sức khỏe.
Ăn uống:
Ăn uống đầy đủ chất dinh dưỡng.
Khám sức khỏe định kỳ:
Khám sức khỏe định kỳ để phát hiện sớm các bệnh tật.
10. Kỹ năng Bổ trợ
Ngoại ngữ:
Tiếng Anh (đọc, viết, giao tiếp).
Tin học:
Sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng.
Giao tiếp:
Giao tiếp tốt với đồng nghiệp, khách hàng.
Giải quyết vấn đề:
Khả năng phân tích, giải quyết các vấn đề phát sinh trong công việc.
Làm việc nhóm:
Khả năng hợp tác, làm việc hiệu quả trong nhóm.
Quản lý thời gian:
Khả năng sắp xếp công việc, quản lý thời gian hiệu quả.
Lưu ý Quan Trọng:
Hướng dẫn này chỉ mang tính chất tham khảo. Tùy thuộc vào đặc thù của từng công ty, từng vị trí công việc mà có những yêu cầu cụ thể khác nhau.
Bạn nên tìm hiểu kỹ các quy định, quy trình của công ty để thực hiện công việc một cách tốt nhất.
Không ngừng học hỏi, trau dồi kiến thức, kỹ năng để nâng cao năng lực bản thân.
Chúc bạn thành công trong công việc! Hãy cho tôi biết nếu bạn muốn đi sâu vào bất kỳ phần nào trong hướng dẫn này nhé!