Chào bạn, dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách sử dụng phần mềm bán hàng KiotViet. Hướng dẫn này sẽ bao gồm các tính năng cơ bản và quan trọng nhất để bạn có thể bắt đầu sử dụng phần mềm một cách hiệu quả.
1. Đăng ký và Cài đặt KiotViet:
Đăng ký tài khoản:
Truy cập trang web của KiotViet: [https://www.kiotviet.vn/](https://www.kiotviet.vn/)
Chọn gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu của bạn (có thể dùng thử miễn phí).
Nhập thông tin cá nhân/doanh nghiệp để đăng ký tài khoản.
Xác thực email và số điện thoại để hoàn tất đăng ký.
Cài đặt phần mềm:
Sau khi đăng ký, bạn sẽ nhận được hướng dẫn cài đặt phần mềm KiotViet trên máy tính hoặc thiết bị di động (Android/iOS).
Tải và cài đặt ứng dụng theo hướng dẫn.
2. Giao diện chính của KiotViet:
Sau khi đăng nhập, bạn sẽ thấy giao diện chính của phần mềm. Giao diện này thường được chia thành các phần chính sau:
Thanh menu chính:
Chứa các module chức năng chính như Bán hàng, Sản phẩm, Kho hàng, Khách hàng, Báo cáo, Cấu hình…
Khu vực làm việc:
Hiển thị nội dung chi tiết của module bạn đang chọn.
Thanh trạng thái:
Hiển thị thông tin về tài khoản, chi nhánh, ca làm việc…
3. Các Module Chức Năng Quan Trọng và Cách Sử Dụng:
a. Quản lý Sản phẩm:
Thêm sản phẩm mới:
Vào
Sản phẩm
->
Danh sách sản phẩm
.
Nhấn nút
Thêm sản phẩm
.
Nhập đầy đủ thông tin sản phẩm:
Tên sản phẩm:
Tên gọi của sản phẩm.
Mã sản phẩm:
Mã vạch hoặc mã tự tạo để quản lý (KiotViet có thể tự động tạo mã).
Giá bán:
Giá bán lẻ của sản phẩm.
Giá vốn:
Giá nhập sản phẩm (quan trọng để tính lợi nhuận).
Đơn vị tính:
Cái, kg, lít, hộp…
Nhóm sản phẩm:
Phân loại sản phẩm vào các nhóm (ví dụ: Nước giải khát, Bánh kẹo…).
Hình ảnh:
Thêm ảnh sản phẩm để dễ nhận diện.
Mô tả:
Thêm mô tả chi tiết về sản phẩm (tùy chọn).
Nhấn
Lưu
để hoàn tất.
Chỉnh sửa sản phẩm:
Vào
Sản phẩm
->
Danh sách sản phẩm
.
Tìm sản phẩm cần chỉnh sửa.
Nhấn vào biểu tượng
Sửa
(thường là hình cây bút hoặc bánh răng).
Chỉnh sửa thông tin cần thiết và nhấn
Lưu
.
Xóa sản phẩm:
(Cẩn trọng khi xóa, vì có thể ảnh hưởng đến báo cáo)
Vào
Sản phẩm
->
Danh sách sản phẩm
.
Tìm sản phẩm cần xóa.
Nhấn vào biểu tượng
Xóa
(thường là hình thùng rác).
Xác nhận việc xóa sản phẩm.
Nhập sản phẩm từ file Excel:
Vào
Sản phẩm
->
Nhập hàng
.
Tải file mẫu Excel từ KiotViet.
Nhập thông tin sản phẩm vào file theo đúng định dạng.
Tải file Excel đã nhập lên KiotViet.
Kiểm tra và xác nhận thông tin nhập.
b. Quản lý Kho hàng:
Nhập hàng:
Vào
Kho hàng
->
Nhập hàng
.
Chọn nhà cung cấp (nếu có).
Chọn sản phẩm cần nhập (có thể tìm kiếm theo tên hoặc mã).
Nhập số lượng nhập.
Nhập giá nhập (nếu có thay đổi).
Nhấn
Lưu
để hoàn tất.
Xuất hàng:
(Khi có sản phẩm bị hỏng, trả hàng…)
Vào
Kho hàng
->
Xuất hàng
.
Chọn lý do xuất hàng (ví dụ: Hàng hỏng, trả hàng…).
Chọn sản phẩm cần xuất.
Nhập số lượng xuất.
Nhấn
Lưu
để hoàn tất.
Kiểm kho:
Vào
Kho hàng
->
Kiểm kho
.
Chọn kho cần kiểm.
Nhập số lượng thực tế của từng sản phẩm.
So sánh với số lượng tồn kho trên hệ thống.
Điều chỉnh số lượng tồn kho nếu có sai lệch.
Xem báo cáo tồn kho:
Vào
Báo cáo
->
Báo cáo kho
.
Chọn loại báo cáo (ví dụ: Báo cáo tồn kho, Báo cáo nhập xuất tồn…).
Chọn thời gian cần xem báo cáo.
Xem và xuất báo cáo (Excel, PDF…).
c. Bán hàng:
Bán hàng tại quầy (POS):
Vào
Bán hàng
->
Bán hàng
.
Giao diện bán hàng sẽ hiển thị.
Tìm kiếm sản phẩm bằng tên, mã hoặc quét mã vạch.
Nhập số lượng sản phẩm.
Áp dụng khuyến mãi (nếu có).
Chọn hình thức thanh toán (tiền mặt, thẻ, chuyển khoản…).
Nhập số tiền khách đưa (nếu thanh toán bằng tiền mặt).
Nhấn
Thanh toán
để hoàn tất giao dịch.
In hóa đơn cho khách hàng (nếu có).
Quản lý đơn hàng:
Vào
Bán hàng
->
Đơn hàng
.
Xem danh sách các đơn hàng đã bán.
Tìm kiếm đơn hàng theo mã, thời gian, khách hàng…
Xem chi tiết đơn hàng, in lại hóa đơn, hủy đơn hàng (nếu cần).
Bán hàng online (nếu bạn sử dụng tính năng này):
KiotViet tích hợp với các kênh bán hàng online như website, Facebook, sàn thương mại điện tử.
Quản lý đơn hàng từ các kênh này trực tiếp trên KiotViet.
Đồng bộ tồn kho giữa các kênh.
d. Quản lý Khách hàng:
Thêm khách hàng mới:
Vào
Khách hàng
->
Danh sách khách hàng
.
Nhấn nút
Thêm khách hàng
.
Nhập thông tin khách hàng:
Tên khách hàng:
Tên đầy đủ của khách hàng.
Số điện thoại:
Số điện thoại liên hệ.
Địa chỉ:
Địa chỉ của khách hàng.
Email:
Địa chỉ email của khách hàng (tùy chọn).
Nhóm khách hàng:
Phân loại khách hàng vào các nhóm (ví dụ: Khách hàng thân thiết, Khách hàng VIP…).
Nhấn
Lưu
để hoàn tất.
Chỉnh sửa thông tin khách hàng:
Vào
Khách hàng
->
Danh sách khách hàng
.
Tìm khách hàng cần chỉnh sửa.
Nhấn vào biểu tượng
Sửa
.
Chỉnh sửa thông tin và nhấn
Lưu
.
Xem lịch sử mua hàng của khách hàng:
Vào
Khách hàng
->
Danh sách khách hàng
.
Tìm khách hàng cần xem.
Nhấn vào biểu tượng
Xem chi tiết
.
Chọn tab
Lịch sử mua hàng
.
Chăm sóc khách hàng (CRM):
KiotViet có tính năng CRM giúp bạn quản lý thông tin khách hàng, theo dõi lịch sử tương tác, gửi email/SMS marketing…
e. Báo cáo:
KiotViet cung cấp nhiều loại báo cáo khác nhau giúp bạn theo dõi tình hình kinh doanh:
Báo cáo doanh thu:
Xem doanh thu theo ngày, tuần, tháng, năm.
Báo cáo lợi nhuận:
Xem lợi nhuận gộp, lợi nhuận ròng.
Báo cáo bán hàng:
Xem chi tiết các sản phẩm bán chạy, các kênh bán hàng hiệu quả.
Báo cáo kho:
Xem tình hình tồn kho, nhập xuất tồn.
Báo cáo khách hàng:
Xem thông tin khách hàng, lịch sử mua hàng, hiệu quả của các chương trình khuyến mãi.
Báo cáo công nợ:
Theo dõi công nợ phải thu, phải trả.
Bạn có thể tùy chỉnh thời gian, loại báo cáo để phù hợp với nhu cầu.
Có thể xuất báo cáo ra file Excel, PDF để tiện theo dõi và phân tích.
4. Cấu hình KiotViet:
Vào
Cấu hình
để thiết lập các thông số cho phần mềm:
Thông tin cửa hàng:
Tên cửa hàng, địa chỉ, số điện thoại…
Quản lý người dùng:
Thêm, sửa, xóa người dùng và phân quyền truy cập.
Thiết lập máy in:
Cấu hình máy in hóa đơn, máy in tem nhãn.
Thiết lập thanh toán:
Cấu hình các hình thức thanh toán.
Thiết lập khuyến mãi:
Tạo và quản lý các chương trình khuyến mãi.
Thiết lập thuế:
Cấu hình thông tin về thuế.
Kết nối với các ứng dụng khác:
Kết nối với các ứng dụng như Facebook, Zalo, sàn thương mại điện tử…
5. Mẹo và Lưu ý:
Sử dụng mã vạch:
Nếu có thể, hãy sử dụng máy quét mã vạch để tăng tốc độ bán hàng và giảm thiểu sai sót.
Phân quyền người dùng:
Đảm bảo phân quyền truy cập phù hợp cho từng nhân viên để bảo vệ dữ liệu.
Sao lưu dữ liệu thường xuyên:
Sao lưu dữ liệu định kỳ để tránh mất mát dữ liệu do sự cố.
Sử dụng các tính năng nâng cao:
KiotViet có nhiều tính năng nâng cao như quản lý chuỗi cửa hàng, quản lý sản xuất, tích hợp CRM… Hãy tìm hiểu và sử dụng các tính năng này để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
Liên hệ hỗ trợ:
Nếu gặp bất kỳ khó khăn nào, hãy liên hệ với bộ phận hỗ trợ của KiotViet để được trợ giúp.
Quan trọng:
Đây chỉ là hướng dẫn tổng quan. Để sử dụng KiotViet một cách hiệu quả nhất, bạn nên dành thời gian tìm hiểu kỹ các tính năng và thử nghiệm trên phần mềm. KiotViet cũng cung cấp nhiều tài liệu hướng dẫn và video hướng dẫn chi tiết trên trang web của họ.
Chúc bạn thành công!
Nguồn: Việc làm Hồ Chí Minh