Việc làm mua bán xin chào các bạn đang tìm kiếm việc làm cũng như các anh chị nhà tuyển dụng Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách tìm việc làm thư ký, bao gồm các bước chuẩn bị, tìm kiếm, ứng tuyển và cả những mẹo để bạn nổi bật:
I. Chuẩn Bị Trước Khi Tìm Việc
Bước này rất quan trọng để bạn xác định rõ mục tiêu và tăng cơ hội thành công.
1. Đánh Giá Kỹ Năng và Kinh Nghiệm:
Kỹ năng cứng:
Tin học văn phòng:
Word, Excel, PowerPoint (thành thạo là một lợi thế lớn).
Soạn thảo văn bản:
Viết email, công văn, báo cáo, biên bản cuộc họp.
Quản lý hồ sơ:
Sắp xếp, lưu trữ, tìm kiếm thông tin hiệu quả.
Sử dụng thiết bị văn phòng:
Máy in, máy photocopy, máy scan.
Ngoại ngữ:
Tiếng Anh (hoặc ngôn ngữ khác) là một điểm cộng lớn, đặc biệt nếu công ty bạn nhắm đến có yếu tố quốc tế.
Kỹ năng mềm:
Giao tiếp:
Khả năng giao tiếp rõ ràng, lịch sự, chuyên nghiệp.
Tổ chức:
Sắp xếp công việc, quản lý thời gian hiệu quả.
Giải quyết vấn đề:
Khả năng xử lý các tình huống phát sinh một cách nhanh chóng và hợp lý.
Làm việc nhóm:
Hợp tác với đồng nghiệp để hoàn thành công việc chung.
Chủ động:
Tự giác trong công việc, không ngại học hỏi.
Chịu áp lực:
Khả năng làm việc dưới áp lực cao, tuân thủ thời hạn.
Kỹ năng chăm sóc khách hàng:
(Nếu công việc có liên quan)
Kinh nghiệm làm việc:
Liệt kê tất cả các công việc đã từng làm, dù là chính thức hay bán thời gian, có liên quan đến hành chính, văn phòng, hỗ trợ.
Mô tả chi tiết các công việc đã thực hiện, nhấn mạnh những thành tích đạt được. Ví dụ: “Soạn thảo hơn 100 công văn/tháng, đảm bảo tính chính xác và đúng thời hạn.”
2. Xác Định Mục Tiêu:
Loại hình công ty:
Bạn muốn làm việc cho công ty lớn, nhỏ, công ty nước ngoài, tổ chức phi chính phủ hay cơ quan nhà nước? Mỗi loại hình có những đặc thù riêng.
Ngành nghề:
Bạn quan tâm đến ngành nghề nào? Ví dụ: tài chính, ngân hàng, bất động sản, giáo dục, y tế, công nghệ thông tin…
Mức lương mong muốn:
Tìm hiểu mức lương trung bình của vị trí thư ký ở khu vực bạn sống và đặt ra một con số phù hợp với kinh nghiệm và năng lực của bạn.
Địa điểm làm việc:
Bạn muốn làm việc ở khu vực nào?
Cơ hội phát triển:
Bạn mong muốn có cơ hội học hỏi, nâng cao kỹ năng và thăng tiến trong công việc không?
3. Chuẩn Bị Hồ Sơ:
Sơ yếu lý lịch (CV/Resume):
Thông tin cá nhân:
Họ tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ, số điện thoại, email.
Mục tiêu nghề nghiệp:
Nêu ngắn gọn mục tiêu của bạn khi ứng tuyển vào vị trí thư ký.
Kinh nghiệm làm việc:
Sắp xếp theo thứ tự thời gian giảm dần (công việc gần nhất để lên đầu).
Học vấn:
Trình độ học vấn cao nhất, chuyên ngành, trường học.
Kỹ năng:
Liệt kê các kỹ năng liên quan đến công việc thư ký.
Chứng chỉ:
Nếu có các chứng chỉ tin học, ngoại ngữ, nghiệp vụ văn phòng… hãy ghi rõ.
Người tham khảo:
(Tùy chọn) Nếu có người sẵn sàng giới thiệu về bạn, hãy xin phép họ trước và ghi thông tin liên hệ của họ vào CV.
Lưu ý:
CV cần trình bày rõ ràng, dễ đọc, không mắc lỗi chính tả.
Sử dụng font chữ chuyên nghiệp (ví dụ: Times New Roman, Arial).
Độ dài CV nên từ 1-2 trang.
Cập nhật CV thường xuyên.
Thư xin việc (Cover Letter):
Giới thiệu bản thân:
Nêu lý do bạn ứng tuyển vào vị trí này và tại sao bạn phù hợp.
Nhấn mạnh kinh nghiệm và kỹ năng:
Liên hệ kinh nghiệm và kỹ năng của bạn với yêu cầu của công việc.
Thể hiện sự quan tâm đến công ty:
Tìm hiểu về công ty và cho thấy bạn thực sự muốn làm việc ở đây.
Lời kết:
Cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian xem xét hồ sơ của bạn và bày tỏ mong muốn được mời phỏng vấn.
Lưu ý:
Thư xin việc cần được viết riêng cho từng vị trí ứng tuyển, không nên dùng một mẫu chung cho tất cả.
Thư xin việc cần thể hiện sự chuyên nghiệp, nhiệt tình và sự tự tin của bạn.
Độ dài thư xin việc nên khoảng 1 trang.
Các giấy tờ khác:
Bản sao các bằng cấp, chứng chỉ (công chứng nếu có yêu cầu).
Sơ yếu lý lịch có xác nhận của địa phương.
Ảnh thẻ.
II. Tìm Kiếm Việc Làm
1. Các Kênh Tìm Kiếm Trực Tuyến:
Các trang web tuyển dụng phổ biến:
VietnamWorks
TopCV
CareerBuilder
Indeed
LinkedIn
MyWork
JobStreet
Website của công ty:
Truy cập trực tiếp website của các công ty mà bạn quan tâm để xem thông tin tuyển dụng.
Mạng xã hội:
Theo dõi các trang tuyển dụng, group việc làm trên Facebook, LinkedIn.
Các trang web chuyên về ngành nghề:
Ví dụ, nếu bạn muốn làm thư ký trong ngành y tế, hãy tìm kiếm các trang web chuyên về tuyển dụng nhân sự ngành y.
2. Các Kênh Tìm Kiếm Ngoại Tuyến:
Mạng lưới quan hệ cá nhân:
Hỏi bạn bè, người thân, đồng nghiệp cũ xem họ có biết thông tin tuyển dụng nào không.
Tham gia các sự kiện, hội thảo, khóa học liên quan đến ngành nghề của bạn để mở rộng mạng lưới quan hệ.
Trung tâm giới thiệu việc làm:
Liên hệ với các trung tâm giới thiệu việc làm uy tín để được tư vấn và giới thiệu việc làm.
Báo chí, tạp chí:
Một số báo chí, tạp chí có đăng tin tuyển dụng.
3. Mẹo Tìm Kiếm Hiệu Quả:
Sử dụng từ khóa chính xác:
Khi tìm kiếm trên các trang web tuyển dụng, hãy sử dụng các từ khóa liên quan đến vị trí thư ký như “thư ký văn phòng,” “trợ lý hành chính,” “nhân viên văn phòng,” “văn thư lưu trữ”…
Lọc kết quả tìm kiếm:
Sử dụng các bộ lọc để thu hẹp phạm vi tìm kiếm theo địa điểm, mức lương, kinh nghiệm…
Cập nhật thông tin thường xuyên:
Các thông tin tuyển dụng thường xuyên được cập nhật, vì vậy hãy kiểm tra các trang web tuyển dụng hàng ngày.
Đừng ngại ứng tuyển:
Ngay cả khi bạn không đáp ứng được tất cả các yêu cầu của công việc, hãy cứ thử ứng tuyển. Biết đâu bạn lại là người phù hợp nhất.
III. Ứng Tuyển
1. Đọc Kỹ Mô Tả Công Việc:
Hiểu rõ yêu cầu về kinh nghiệm, kỹ năng, trình độ học vấn.
Xác định xem công việc có phù hợp với mục tiêu và năng lực của bạn không.
2. Chuẩn Bị Hồ Sơ Ứng Tuyển:
CV:
Chỉnh sửa CV sao cho phù hợp với yêu cầu của công việc. Nhấn mạnh những kinh nghiệm và kỹ năng liên quan nhất.
Thư xin việc:
Viết thư xin việc thể hiện sự quan tâm của bạn đến công ty và vị trí ứng tuyển. Nêu bật những điểm mạnh của bạn và giải thích lý do bạn là ứng viên phù hợp nhất.
Các giấy tờ khác:
Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết theo yêu cầu của nhà tuyển dụng.
3. Gửi Hồ Sơ:
Email:
Gửi email ứng tuyển chuyên nghiệp, lịch sự. Tiêu đề email nên ghi rõ vị trí ứng tuyển và tên của bạn.
Nộp trực tuyến:
Nếu công ty yêu cầu nộp hồ sơ trực tuyến, hãy làm theo hướng dẫn trên website của họ.
Lưu ý:
Kiểm tra kỹ lỗi chính tả và ngữ pháp trước khi gửi hồ sơ.
Gửi hồ sơ đúng thời hạn.
Theo dõi email thường xuyên để không bỏ lỡ thông tin từ nhà tuyển dụng.
IV. Phỏng Vấn
1. Chuẩn Bị Kỹ Lưỡng:
Tìm hiểu về công ty:
Nghiên cứu về lịch sử, sản phẩm/dịch vụ, văn hóa công ty, đối thủ cạnh tranh…
Ôn lại kiến thức chuyên môn:
Xem lại các kiến thức về nghiệp vụ văn phòng, tin học văn phòng, ngoại ngữ…
Chuẩn bị câu trả lời cho các câu hỏi phỏng vấn thường gặp:
Hãy giới thiệu về bản thân bạn.
Tại sao bạn muốn làm việc ở công ty chúng tôi?
Bạn có những kinh nghiệm và kỹ năng gì phù hợp với vị trí này?
Bạn có những điểm mạnh và điểm yếu nào?
Bạn có thể làm gì để đóng góp cho công ty?
Bạn mong muốn mức lương bao nhiêu?
Bạn có câu hỏi nào cho chúng tôi không?
Chuẩn bị trang phục lịch sự, chuyên nghiệp:
Áo sơ mi, quần tây/váy, giày tây/giày cao gót.
Luyện tập phỏng vấn:
Tự mình luyện tập hoặc nhờ bạn bè, người thân đóng vai nhà tuyển dụng để phỏng vấn thử.
2. Trong Buổi Phỏng Vấn:
Đến đúng giờ:
Đến sớm hơn giờ hẹn khoảng 10-15 phút để có thời gian chuẩn bị.
Chào hỏi lịch sự, tự tin:
Bắt tay nhà tuyển dụng (nếu được) và giới thiệu bản thân.
Trả lời câu hỏi rõ ràng, trung thực:
Hãy trả lời một cách ngắn gọn, súc tích, tập trung vào những kinh nghiệm và kỹ năng liên quan đến công việc.
Đặt câu hỏi cho nhà tuyển dụng:
Điều này thể hiện sự quan tâm của bạn đến công việc và công ty.
Thể hiện thái độ tích cực, nhiệt tình:
Luôn giữ nụ cười trên môi và thể hiện sự mong muốn được làm việc ở công ty.
Gửi lời cảm ơn sau phỏng vấn:
Gửi email cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian phỏng vấn bạn.
V. Mẹo Để Nổi Bật
Xây dựng thương hiệu cá nhân:
Tạo dựng một hình ảnh chuyên nghiệp trên mạng xã hội, đặc biệt là LinkedIn.
Nâng cao kỹ năng:
Tham gia các khóa học ngắn hạn để nâng cao kỹ năng tin học, ngoại ngữ, nghiệp vụ văn phòng.
Tạo ấn tượng tốt ngay từ đầu:
Chú ý đến cách ăn mặc, giao tiếp, và cách bạn trình bày hồ sơ.
Chủ động:
Sau khi phỏng vấn, hãy chủ động liên hệ với nhà tuyển dụng để hỏi về kết quả.
Kiên trì:
Quá trình tìm việc có thể mất thời gian, vì vậy hãy kiên trì và đừng nản lòng.
Lưu ý quan trọng:
Cẩn thận với các lời mời làm việc “việc nhẹ lương cao”:
Hãy tỉnh táo và tìm hiểu kỹ thông tin về công ty trước khi nhận lời.
Không cung cấp thông tin cá nhân nhạy cảm:
Tránh cung cấp thông tin về tài khoản ngân hàng, số CMND/CCCD… cho đến khi bạn chắc chắn về độ tin cậy của công ty.
Chúc bạn thành công trên con đường tìm kiếm việc làm thư ký!