Việc làm mua bán xin chào các bạn đang tìm kiếm việc làm cũng như các anh chị nhà tuyển dụng Để giúp công ty bạn tuyển dụng được nhân viên xuất nhập khẩu (XNK) giỏi, tôi sẽ cung cấp một hướng dẫn chi tiết, bao gồm các bước chuẩn bị, mô tả công việc, kênh tuyển dụng, quy trình phỏng vấn và đánh giá ứng viên.
I. GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ
1. Xác định Nhu cầu Tuyển dụng:
Vị trí cần tuyển:
Nhân viên XNK (mới vào nghề, có kinh nghiệm), Chuyên viên XNK, Trưởng phòng XNK.
Số lượng:
Cần tuyển bao nhiêu người?
Thời gian cần:
Khi nào cần người vào làm?
Ngân sách:
Mức lương, thưởng, phúc lợi có thể chi trả.
Mục tiêu tuyển dụng:
Giải quyết vấn đề gì? Mở rộng thị trường?
2. Phân tích Công việc (Job Analysis):
Nhiệm vụ cụ thể:
Tìm kiếm, đánh giá nhà cung cấp/khách hàng nước ngoài.
Đàm phán, soạn thảo hợp đồng XNK.
Chuẩn bị chứng từ XNK (hợp đồng, hóa đơn, vận đơn, tờ khai hải quan,…).
Làm thủ tục hải quan.
Theo dõi quá trình giao nhận hàng hóa.
Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình XNK.
Cập nhật luật lệ, quy định về XNK.
Báo cáo hoạt động XNK.
Kỹ năng cần thiết:
Ngoại ngữ (tiếng Anh, tiếng Trung,…) – Nghe, nói, đọc, viết thành thạo.
Tin học văn phòng (Word, Excel, Powerpoint).
Sử dụng phần mềm khai báo hải quan (ECUS/VNACCS,…).
Kỹ năng đàm phán, giao tiếp.
Kỹ năng giải quyết vấn đề.
Kỹ năng làm việc nhóm.
Kỹ năng quản lý thời gian.
Kiến thức chuyên môn:
Luật XNK, các quy định của Hải quan.
Incoterms (các điều khoản thương mại quốc tế).
Phương thức thanh toán quốc tế (L/C, T/T,…).
Quy trình logistics và vận tải quốc tế.
Thị trường XNK (ngành hàng của công ty).
Yêu cầu khác:
Kinh nghiệm làm việc (nếu có).
Chứng chỉ nghiệp vụ XNK (nếu có).
Sức khỏe tốt, chịu được áp lực công việc.
Sẵn sàng đi công tác (nếu cần).
3. Xây dựng Mô tả Công việc (Job Description):
Tiêu đề công việc:
Rõ ràng, hấp dẫn. Ví dụ: “Nhân viên Xuất nhập khẩu – Cơ hội phát triển sự nghiệp”
Tóm tắt công việc:
Ngắn gọn, nêu bật vai trò, trách nhiệm chính.
Nhiệm vụ cụ thể:
Liệt kê chi tiết, sử dụng động từ mạnh (ví dụ: “Soạn thảo”, “Đàm phán”, “Kiểm tra”,…).
Yêu cầu về trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm:
Cụ thể, đo lường được (ví dụ: “Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Ngoại thương, Kinh tế,…”, “Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm làm XNK”, “Tiếng Anh IELTS 6.5 trở lên”).
Quyền lợi:
Lương, thưởng, bảo hiểm, phụ cấp, cơ hội đào tạo, thăng tiến.
Thông tin về công ty:
Giới thiệu ngắn gọn về công ty, văn hóa doanh nghiệp.
Địa điểm làm việc:
Hạn nộp hồ sơ:
Thông tin liên hệ:
II. LỰA CHỌN KÊNH TUYỂN DỤNG
1. Kênh Nội bộ:
Ưu điểm:
Tiết kiệm chi phí, hiểu rõ năng lực nhân viên.
Nhược điểm:
Giới hạn ứng viên, có thể gây ra sự không hài lòng nếu không công bằng.
Cách thực hiện:
Thông báo trên bảng tin, email nội bộ, website công ty.
2. Kênh Trực tuyến:
Ưu điểm:
Tiếp cận lượng lớn ứng viên, dễ dàng sàng lọc hồ sơ.
Nhược điểm:
Tốn chi phí đăng tin, nhiều hồ sơ không phù hợp.
Các trang web tuyển dụng:
VietnamWorks, CareerBuilder, TopCV, Indeed, LinkedIn, Ybox (cho sinh viên mới ra trường).
Mạng xã hội:
Facebook, Zalo (đăng tin tuyển dụng, tham gia các nhóm XNK).
Website công ty:
Đăng tin tuyển dụng trên trang “Tuyển dụng” của công ty.
3. Kênh Giới thiệu:
Ưu điểm:
Ứng viên chất lượng, tin cậy.
Nhược điểm:
Phụ thuộc vào mạng lưới quan hệ.
Cách thực hiện:
Khuyến khích nhân viên giới thiệu ứng viên.
4. Kênh Trường Học, Trung Tâm Đào Tạo:
Ưu điểm:
Tìm được ứng viên trẻ, có kiến thức nền tảng tốt.
Nhược điểm:
Cần đào tạo thêm về kỹ năng thực tế.
Liên hệ:
Các trường Đại học Ngoại thương, Kinh tế, Giao thông vận tải,…; các trung tâm đào tạo XNK.
5. Công ty Tuyển dụng (Headhunter):
Ưu điểm:
Tìm được ứng viên cấp cao, có kinh nghiệm.
Nhược điểm:
Chi phí cao.
III. QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG
1. Tiếp nhận và Sàng lọc Hồ sơ:
Tiêu chí sàng lọc:
Dựa trên mô tả công việc, kinh nghiệm, kỹ năng, bằng cấp.
Công cụ:
Phần mềm quản lý hồ sơ ứng viên (ATS).
Loại bỏ:
Hồ sơ không đáp ứng yêu cầu cơ bản.
2. Kiểm tra Trình độ (nếu cần):
Bài test:
Kiến thức chuyên môn, tiếng Anh, tin học.
Hình thức:
Trắc nghiệm, tự luận, thực hành.
3. Phỏng vấn:
Phỏng vấn sơ bộ (qua điện thoại/video call):
Giới thiệu về công ty, vị trí tuyển dụng.
Hỏi về kinh nghiệm làm việc, kỹ năng của ứng viên.
Đánh giá khả năng giao tiếp, thái độ.
Phỏng vấn trực tiếp (vòng 1):
Hỏi sâu về kinh nghiệm, kỹ năng liên quan đến công việc.
Đặt câu hỏi tình huống để đánh giá khả năng giải quyết vấn đề.
Đánh giá mức độ phù hợp với văn hóa công ty.
Phỏng vấn với Trưởng phòng/Giám đốc (vòng 2):
Đánh giá tiềm năng phát triển, khả năng đóng góp cho công ty.
Thảo luận về mức lương, quyền lợi.
4. Kiểm tra Tham khảo (Reference Check):
Liên hệ:
Người tham khảo (quản lý cũ, đồng nghiệp cũ) của ứng viên.
Mục đích:
Xác minh thông tin trong hồ sơ, đánh giá năng lực thực tế.
5. Ra Quyết định Tuyển dụng:
Chọn ứng viên phù hợp nhất:
Dựa trên kết quả phỏng vấn, bài test, kiểm tra tham khảo.
Thông báo:
Cho ứng viên trúng tuyển và ứng viên không trúng tuyển.
6. Thỏa thuận và Onboarding:
Thỏa thuận:
Về mức lương, quyền lợi, thời gian bắt đầu làm việc.
Onboarding:
Giới thiệu về công ty, đồng nghiệp, quy trình làm việc.
IV. CÂU HỎI PHỎNG VẤN THƯỜNG GẶP
1. Câu hỏi chung:
Giới thiệu về bản thân.
Tại sao bạn muốn làm việc ở công ty chúng tôi?
Điểm mạnh, điểm yếu của bạn là gì?
Mục tiêu nghề nghiệp của bạn là gì?
Bạn mong muốn mức lương bao nhiêu?
2. Câu hỏi về kinh nghiệm:
Hãy kể về kinh nghiệm XNK mà bạn có.
Bạn đã từng làm những thủ tục hải quan nào?
Bạn có kinh nghiệm làm việc với các hãng tàu, forwarder nào không?
Bạn đã từng gặp khó khăn gì trong quá trình XNK và bạn đã giải quyết như thế nào?
Bạn có kinh nghiệm sử dụng phần mềm khai báo hải quan nào?
3. Câu hỏi về kiến thức chuyên môn:
Bạn hiểu Incoterms là gì? Hãy kể tên một vài điều khoản Incoterms phổ biến.
Bạn biết gì về các phương thức thanh toán quốc tế?
Bạn đã từng làm việc với L/C chưa?
Bạn hiểu quy trình XNK hàng hóa như thế nào?
Bạn có thường xuyên cập nhật các quy định mới về XNK không?
4. Câu hỏi tình huống:
Nếu bạn gặp phải một lô hàng bị Hải quan giữ lại, bạn sẽ làm gì?
Nếu bạn phát hiện ra sai sót trong bộ chứng từ XNK, bạn sẽ xử lý như thế nào?
Nếu bạn bị khách hàng/nhà cung cấp gây áp lực về giá, bạn sẽ làm gì?
Nếu bạn phải làm việc với nhiều bộ phận khác nhau để hoàn thành một lô hàng, bạn sẽ làm gì để đảm bảo tiến độ?
5. Câu hỏi về kỹ năng mềm:
Bạn có kỹ năng đàm phán như thế nào?
Bạn có khả năng làm việc nhóm không?
Bạn có chịu được áp lực công việc không?
Bạn có khả năng giải quyết vấn đề không?
V. ĐÁNH GIÁ ỨNG VIÊN
1. Bảng điểm:
Tạo bảng điểm để đánh giá ứng viên dựa trên các tiêu chí đã xác định (kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, thái độ,…)
Cho điểm từng tiêu chí, tính tổng điểm để so sánh các ứng viên.
2. Nhận xét:
Ghi lại nhận xét về từng ứng viên sau mỗi vòng phỏng vấn.
Lưu ý những điểm mạnh, điểm yếu của ứng viên.
3. Phản hồi:
Thu thập phản hồi từ những người tham gia phỏng vấn.
Thảo luận để đưa ra quyết định cuối cùng.
VI. LƯU Ý QUAN TRỌNG
Tuân thủ Luật Lao động:
Đảm bảo quy trình tuyển dụng không vi phạm các quy định của pháp luật về tuyển dụng, không phân biệt đối xử.
Xây dựng Thương hiệu Tuyển dụng (Employer Branding):
Tạo ấn tượng tốt về công ty để thu hút ứng viên giỏi.
Đánh giá Hiệu quả Tuyển dụng:
Theo dõi tỷ lệ ứng tuyển, tỷ lệ chấp nhận việc, thời gian tuyển dụng, chi phí tuyển dụng để cải thiện quy trình.
Đào tạo và Phát triển Nhân viên:
Đầu tư vào đào tạo để nâng cao năng lực của nhân viên XNK, giúp họ đóng góp nhiều hơn cho công ty.
Linh hoạt:
Điều chỉnh quy trình tuyển dụng cho phù hợp với từng vị trí, từng thời điểm.
MẪU MÔ TẢ CÔNG VIỆC (tham khảo)
Vị trí:
Nhân viên Xuất nhập khẩu
Mô tả công việc:
Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa của công ty.
Tìm kiếm, liên hệ, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp/khách hàng nước ngoài tiềm năng.
Đàm phán, soạn thảo hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế.
Chuẩn bị đầy đủ và chính xác các chứng từ xuất nhập khẩu (hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói, vận đơn, tờ khai hải quan,…)
Thực hiện thủ tục khai báo hải quan điện tử trên phần mềm ECUS/VNACCS.
Phối hợp với các bộ phận liên quan (kế toán, kho, vận tải) để đảm bảo quá trình giao nhận hàng hóa diễn ra suôn sẻ.
Theo dõi lịch trình vận chuyển hàng hóa, cập nhật thông tin cho khách hàng/nhà cung cấp.
Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình xuất nhập khẩu (hàng hóa bị hư hỏng, thiếu hụt, chậm trễ,…).
Cập nhật thường xuyên các quy định, chính sách mới của nhà nước về hoạt động xuất nhập khẩu.
Lập báo cáo định kỳ về tình hình xuất nhập khẩu của công ty.
Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.
Yêu cầu:
Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Ngoại thương, Kinh tế, Thương mại quốc tế hoặc các chuyên ngành liên quan.
Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.
Nắm vững kiến thức về luật pháp, quy định, nghiệp vụ xuất nhập khẩu.
Sử dụng thành thạo tiếng Anh (nghe, nói, đọc, viết). Ưu tiên ứng viên có thêm ngoại ngữ khác.
Sử dụng thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, Powerpoint).
Có kinh nghiệm sử dụng phần mềm khai báo hải quan ECUS/VNACCS.
Kỹ năng giao tiếp, đàm phán, giải quyết vấn đề tốt.
Trung thực, cẩn thận, có trách nhiệm cao trong công việc.
Có khả năng làm việc độc lập và làm việc nhóm.
Chịu được áp lực công việc cao.
Quyền lợi:
Mức lương cạnh tranh, thỏa thuận theo năng lực.
Thưởng theo hiệu quả công việc, thưởng các dịp lễ tết.
Được hưởng đầy đủ các chế độ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của pháp luật.
Cơ hội được đào tạo nâng cao nghiệp vụ.
Môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp.
Cơ hội thăng tiến trong công việc.
Chúc công ty bạn tuyển dụng thành công! Nếu bạn cần thêm bất kỳ điều gì, đừng ngần ngại hỏi nhé.