Việc làm mua bán xin chào các bạn đang tìm kiếm việc làm cũng như các anh chị nhà tuyển dụng Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về kỹ năng tìm việc thư ký/trợ lý, bao gồm các bước chuẩn bị, tìm kiếm, ứng tuyển và phỏng vấn:
I. GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ
1. Xác định Mục Tiêu Nghề Nghiệp:
Bạn muốn làm thư ký/trợ lý ở lĩnh vực nào?
(Ví dụ: hành chính, luật, y tế, bất động sản,…)
Bạn muốn làm việc cho loại hình công ty nào?
(Ví dụ: công ty lớn, startup, tổ chức phi lợi nhuận,…)
Bạn mong muốn mức lương và phúc lợi như thế nào?
Bạn muốn phát triển kỹ năng và thăng tiến như thế nào trong tương lai?
2. Đánh Giá Kỹ Năng Hiện Tại:
Kỹ năng cứng:
Tin học văn phòng:
Word, Excel, PowerPoint, Outlook (bắt buộc)
Kỹ năng đánh máy:
Tốc độ và độ chính xác
Soạn thảo văn bản:
Email, công văn, báo cáo,…
Quản lý hồ sơ, dữ liệu:
Sắp xếp, lưu trữ, tìm kiếm
Sử dụng thiết bị văn phòng:
Máy in, máy photocopy, máy fax,…
Ngoại ngữ:
Tiếng Anh (hoặc ngôn ngữ khác) (tùy yêu cầu công việc)
Kỹ năng mềm:
Giao tiếp:
Rõ ràng, mạch lạc, lịch sự
Lắng nghe:
Hiểu ý người khác, ghi nhớ thông tin
Tổ chức:
Sắp xếp công việc, quản lý thời gian
Giải quyết vấn đề:
Nhanh nhạy, linh hoạt
Làm việc nhóm:
Hợp tác, hỗ trợ đồng nghiệp
Chủ động:
Tự giác, có trách nhiệm
Kỹ năng phục vụ:
Tận tâm, chu đáo
Kỹ năng bảo mật thông tin:
Cẩn trọng, kín đáo
3. Bồi Dưỡng và Nâng Cao Kỹ Năng:
Tham gia các khóa học:
Tin học văn phòng, kỹ năng mềm, ngoại ngữ,…
Tự học trực tuyến:
Tìm kiếm các tài liệu, video hướng dẫn trên internet
Thực hành thường xuyên:
Áp dụng các kỹ năng vào công việc hàng ngày
Xin ý kiến phản hồi:
Từ đồng nghiệp, bạn bè, người thân để cải thiện
4. Xây Dựng Hồ Sơ (CV) và Thư Xin Việc Chuyên Nghiệp:
CV:
Thông tin cá nhân:
Họ tên, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại, email
Mục tiêu nghề nghiệp:
Ngắn gọn, phù hợp với vị trí ứng tuyển
Kinh nghiệm làm việc:
Liệt kê các công việc đã làm, mô tả chi tiết công việc và thành tích đạt được
Học vấn:
Trình độ học vấn, chuyên ngành
Kỹ năng:
Liệt kê các kỹ năng liên quan đến công việc
Chứng chỉ:
Các chứng chỉ tin học, ngoại ngữ,…
Hoạt động ngoại khóa:
Tham gia các hoạt động xã hội, tình nguyện,…
Thư xin việc:
Giới thiệu bản thân:
Nêu rõ lý do ứng tuyển, kinh nghiệm và kỹ năng phù hợp
Thể hiện sự quan tâm đến công ty:
Tìm hiểu về công ty và nêu những điểm bạn ấn tượng
Khẳng định giá trị bạn có thể mang lại:
Nêu rõ những đóng góp bạn có thể thực hiện cho công ty
Kêu gọi hành động:
Mời nhà tuyển dụng liên hệ để phỏng vấn
Lưu ý:
Thiết kế CV và thư xin việc rõ ràng, dễ đọc.
Sử dụng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự.
Kiểm tra kỹ lỗi chính tả và ngữ pháp.
Điều chỉnh CV và thư xin việc cho phù hợp với từng vị trí ứng tuyển.
5. Xây Dựng Mạng Lưới Quan Hệ:
Tham gia các sự kiện, hội thảo:
Gặp gỡ, giao lưu với những người trong ngành
Kết nối trên mạng xã hội:
LinkedIn, Facebook,…
Liên hệ với bạn bè, người thân:
Hỏi thăm thông tin về cơ hội việc làm
Tìm kiếm người cố vấn:
Xin lời khuyên từ những người có kinh nghiệm
II. GIAI ĐOẠN TÌM KIẾM VIỆC LÀM
1. Sử Dụng Các Kênh Tìm Kiếm Việc Làm:
Các trang web tuyển dụng:
Vietnamworks, CareerBuilder, TopCV, Indeed,…
Mạng xã hội:
LinkedIn, Facebook,…
Website của công ty:
Truy cập trực tiếp website của các công ty bạn quan tâm
Trung tâm giới thiệu việc làm:
Liên hệ với các trung tâm giới thiệu việc làm uy tín
Mạng lưới quan hệ:
Nhờ bạn bè, người thân giới thiệu
2. Tìm Kiếm Thông Tin Tuyển Dụng Phù Hợp:
Sử dụng từ khóa:
“Thư ký”, “Trợ lý”, “Văn phòng”,…
Lọc theo ngành nghề, địa điểm, mức lương,…
Đọc kỹ mô tả công việc:
Đảm bảo bạn đáp ứng được các yêu cầu
Tìm hiểu về công ty:
Văn hóa, giá trị, sản phẩm/dịch vụ,…
III. GIAI ĐOẠN ỨNG TUYỂN
1. Nộp Hồ Sơ:
Gửi CV và thư xin việc:
Theo hướng dẫn của nhà tuyển dụng
Nộp hồ sơ trực tuyến:
Trên các trang web tuyển dụng
Nộp hồ sơ trực tiếp:
Đến văn phòng công ty (nếu được yêu cầu)
2. Chuẩn Bị Cho Bài Kiểm Tra (Nếu Có):
Ôn tập kiến thức tin học văn phòng:
Word, Excel, PowerPoint,…
Luyện tập kỹ năng đánh máy:
Tốc độ và độ chính xác
Tìm hiểu về bài kiểm tra của công ty:
Hỏi những người đã từng thi
IV. GIAI ĐOẠN PHỎNG VẤN
1. Chuẩn Bị Trước Phỏng Vấn:
Tìm hiểu kỹ về công ty:
Lịch sử, sản phẩm/dịch vụ, văn hóa,…
Nghiên cứu kỹ mô tả công việc:
Xác định những kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết
Chuẩn bị câu trả lời cho các câu hỏi thường gặp:
Giới thiệu về bản thân
Tại sao bạn muốn làm việc ở vị trí này?
Điểm mạnh và điểm yếu của bạn là gì?
Bạn có kinh nghiệm gì liên quan đến công việc này?
Bạn mong muốn mức lương bao nhiêu?
Bạn có câu hỏi gì cho chúng tôi không?
Chuẩn bị trang phục lịch sự, chuyên nghiệp.
Luyện tập phỏng vấn:
Với bạn bè, người thân hoặc qua video call.
Đến sớm hơn giờ hẹn khoảng 10-15 phút.
2. Trong Quá Trình Phỏng Vấn:
Tự tin, trung thực, lịch sự.
Trả lời câu hỏi rõ ràng, mạch lạc, đi thẳng vào vấn đề.
Thể hiện sự nhiệt tình, đam mê với công việc.
Đặt câu hỏi thông minh, thể hiện sự quan tâm đến công ty.
Lắng nghe cẩn thận câu hỏi của nhà tuyển dụng.
Giữ thái độ tích cực, chuyên nghiệp trong suốt buổi phỏng vấn.
3. Sau Phỏng Vấn:
Gửi email cảm ơn nhà tuyển dụng:
Thể hiện sự chuyên nghiệp và lịch sự.
Theo dõi kết quả phỏng vấn:
Trong thời gian quy định.
Xin ý kiến phản hồi:
Nếu không được chọn, hãy xin ý kiến để cải thiện cho lần sau.
V. LỜI KHUYÊN THÊM
Luôn cập nhật kiến thức và kỹ năng:
Để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công việc.
Xây dựng thương hiệu cá nhân:
Trên mạng xã hội và trong các mối quan hệ.
Kiên trì và không bỏ cuộc:
Quá trình tìm việc có thể mất thời gian, nhưng hãy luôn cố gắng.
Tự tin vào bản thân:
Bạn có những kỹ năng và kinh nghiệm quý giá, hãy thể hiện điều đó cho nhà tuyển dụng thấy.
Học hỏi từ kinh nghiệm:
Sau mỗi lần phỏng vấn, hãy rút ra bài học để cải thiện cho lần sau.
Chúc bạn thành công trên con đường tìm kiếm công việc thư ký/trợ lý mơ ước!